RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案で「Microsoft 365を導入したけれど、結局メールとTeams会議にしか使っていない」という声は、中小企業の現場でよく聞かれます。 実は、Microsoft 365には導入済みのライセンスの中に、業務を大きく変えられるツールが複数含まれています。 この記事では、中小企業がMicrosoft 365を本当の意味で活用するための考え方と、今すぐ始められる7つのステップを解説します。
Microsoft 365は、ビジネス向けのメール・Officeアプリだけではなく、ファイル共有・セキュリティ・デバイス管理・社内ポータルまでをカバーするプラットフォームです。 しかし、多くの中小企業では、ライセンスに含まれる機能の大部分が使われないまま放置されています。
| ツール | 主な用途 | 中小企業での活用実態 |
|---|---|---|
| Exchange Online | ビジネスメール | ほぼ全社で使用中 |
| Microsoft Teams | 会議・チャット | 導入済みだがメールと併用 |
| OneDrive | 個人用クラウドストレージ | インストールのみ・未活用が多い |
| SharePoint | 組織内ファイル共有・社内ポータル | 存在を知らない担当者も多い |
| Microsoft Entra ID | 認証・アクセス管理 | 設定を触ったことがない企業が多い |
| Microsoft Intune | デバイス管理・MDM | ほとんどの中小企業で未活用 |
| Microsoft Defender | エンドポイントセキュリティ | 有効化されていないケースが多い |
| Microsoft Forms | アンケート・申請フォーム | 知らない担当者も多い |
| Power Automate | 業務フロー自動化 | 大企業中心。中小では未着手が多い |
Business PremiumやBusiness Standardのライセンスを契約している企業でも、実際に使えているのはメール・Teams・Word・Excelのみというケースは珍しくありません。 月額ライセンス費用を支払いながら、機能の大半を使わないままにしている状態は、コスト面でも業務効率面でも大きな機会損失です。
中小企業でMicrosoft 365が部分活用に留まる理由は、大きく3つあります。
導入時にライセンスを契約して各端末にアプリをインストールしただけで終わっており、SharePointやOneDriveの初期設定・フォルダ設計・権限設定まで手が回らなかった。
従業員30〜100名規模の中小企業では、情報システム担当者が兼任か不在のケースが多く、「新しい機能を試す時間も知識もない」という状況になりやすい。
Excelでの管理・メールでのファイル送付・個人スマホのLINEでの連絡など、従来の業務習慣が根づいており、新しいツールへの移行に現場の抵抗が生まれる。
RIKEN TOKYOの視点 RIKEN TOKYOに寄せられる相談の中で、「Microsoft 365は導入したが、TeamsとメールとExcelしか使っていない」という声は非常に多く聞かれます。 特に従業員50名以下の企業では、導入後の活用設計や社内定着まで支援してくれるパートナーがいないまま放置されているケースが多い印象です。 ライセンスのコストがかかっているにもかかわらず、使えている機能が限られている——この状態を整理するところから、私たちは相談をお受けしています。
活用を進める際は、一度にすべてのツールを導入しようとせず、業務課題に合わせて優先順位をつけることが重要です。 以下のステップで段階的に進めると、現場が混乱しにくくなります。
まず、今どの機能を使っているか・使っていないかを整理します。 「どのライセンスを契約しているか」「各ツールを実際に使えている社員は何人か」を確認するだけでも、改善すべき箇所が見えてきます。
ファイルをローカルPC・USBメモリ・メール添付で管理している場合、まずOneDriveへの移行から始めると効果が出やすくなります。 個人の作業ファイルをクラウドに保存することで、PC故障時のデータ消失リスクが減り、外出先や在宅勤務でもファイルにアクセスできるようになります。
OneDriveが個人用であるのに対し、SharePointは部署・プロジェクト単位で共有するフォルダ・社内ポータルを作るためのツールです。 「社内の共有ファイルサーバが老朽化している」「リモートワーク時にファイルにアクセスできない」という課題を持つ企業に特に効果があります。
Teamsは会議・チャットだけでなく、SharePointと連携することで、チーム内のファイル共有・タスク管理・情報集約の入り口として機能します。 メールでのファイル送付をやめ、Teamsチャンネル経由でのファイル共有に切り替えることで、情報の散逸と「どこにあるかわからない」問題が解消されます。
まずは自社のMicrosoft 365活用状況を確認したい方へ 導入済みでも「メールとTeams以外を使えていない」企業は多くあります。 RIKEN TOKYOでは、活用状況を整理できる「Microsoft 365 活用度チェック 7つの落とし穴」をご用意しています。 Microsoft 365 活用度チェックを確認する
社員が退職した際のアカウント管理、社外からの不正アクセス対策、多要素認証（MFA）の導入など、セキュリティの土台を整えるのがEntra IDの役割です。 「退職者のアカウントを削除し忘れていた」「パスワードが使い回されていて不安」という課題がある企業は、ここを先に整備することが重要です。
テレワークや外出先でのデバイス利用が増えると、紛失・盗難時のデータ漏洩リスクが高まります。 Intuneを使うことで、会社支給端末・個人端末の両方に対してセキュリティポリシーを適用し、万が一の場合にはリモートワイプ（データ消去）も可能になります。
Business Premiumライセンスには、Microsoft Defender for Businessが含まれています。 設定さえすれば追加費用なしで使えるエンドポイントセキュリティですが、有効化されていない企業が多い現状があります。 別途EDR（エンドポイント検知・対応）ツールを購入する前に、まずDefenderの有効化・設定を確認することをおすすめします。
以下のチェックリストで、自社の現状を確認してみてください。
3つ以上チェックできない場合、Microsoft 365の活用余地が大きく残っています。
| プラン | 月額目安 | 主な特徴 |
|---|---|---|
| Business Basic | 約900円/ユーザー | Web版Officeのみ・メール・Teams・SharePoint |
| Business Standard | 約1,900円/ユーザー | デスクトップ版Office追加 |
| Business Premium | 約2,700円/ユーザー | Intune・Defender・Entra IDのフル機能を含む |
※価格は2026年7月の価格改定後の目安。実際の価格は契約方法・パートナー経由かどうかで異なります。詳細はご相談ください。
2026年6月末で、SharePoint/OneDriveの単体プランが新規テナントへの販売を終了します。 現在これらの単体プランを利用している企業は、Microsoft 365スイート（Business Basic以上）への移行が必要になります。 また、2026年7月1日から商用プランの価格改定が全世界で実施されます。 ライセンス更新時期が近い場合は、早めにパートナーへ確認することをおすすめします。
Microsoft 365の活用に関して次の支援ができます。
| 支援内容 | 具体的な内容 |
|---|---|
| 活用状況の整理 | 現在のライセンス・利用状況・課題の棚卸し |
| 活用設計 | SharePoint・Teams・OneDriveの構成設計・フォルダ設計 |
| セキュリティ設計 | Entra ID・Intune・Defenderの設定・運用設計 |
| ライセンス最適化 | 用途に合ったプラン選定・コスト最適化の提案 |
| 導入・設定 | 初期設定・既存データ移行・権限設定 |
| 定着支援 | 社内展開サポート・運用ルールの整備 |
RIKEN TOKYOの特長は、Microsoft 365のIT支援だけでなく、オフィス環境・ネットワーク・デバイス・セキュリティをまとめて相談できる点です。 情シス不在・兼任の中小企業でも、窓口を一本化して進められます。
Microsoft 365をメールとTeamsだけで使っている状態は、ライセンスに含まれる価値の一部しか使えていない状態です。 活用を広げるポイントを整理します。
「何から手をつければいいかわからない」という状態でも、まずは活用状況の整理からお気軽にご相談ください。 RIKEN TOKYOでは、現状を伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。
まずは現在のライセンス種別と、実際に使えている機能を棚卸しすることをおすすめします。使えていない機能を把握してから、業務課題に合わせて優先順位をつけると、現場の混乱なく進められます。RIKEN TOKYOでも活用状況の整理からご相談いただけます。
相談できます。RIKEN TOKYOでは、情シス不在・兼任の中小企業でも進めやすいよう、活用設計から設定・定着支援まで段階的にサポートします。専門的な知識がなくても、現状の困りごとを伺うところから始められます。
可能です。現在のライセンス種別と利用状況をお聞きした上で、使えていない機能や改善できるポイントをご提案します。まずは無料相談またはMicrosoft 365 活用度チェックをご活用ください。
2026年6月末で新規テナントへの販売が終了し、2027年1月には既存顧客の更新も終了する予定です。現在単体プランをご利用の場合は、早めにMicrosoft 365スイートへの移行をご検討ください。移行の進め方はRIKEN TOKYOにご相談いただけます。
可能です。ライセンス種別・ユーザー数・必要な機能が大まかに決まっている場合は、スピードお見積りフォームからご依頼ください。
