RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案でオフィス移転の準備では、まず現在のオフィスの解約予告期限を確認し、新オフィスで業務を始める日から逆算します。物件探しだけでなく、内装・家具・回線・電話・原状回復の予定を一つの工程表にまとめることが大切です。
この記事では、総務やITを兼任する担当者に向けて、準備を始める時期、担当者ごとの作業、費用の整理方法、移転当日の確認項目をまとめます。
「何か月あれば必ず間に合う」という共通の期間はありません。契約条件、内装の範囲、回線工事、家具の納期によって必要な時間が変わります。移転を検討し始めた段階で、次の3点を確認してください。
以下では、半年以上前から検討する場合の工程例を紹介します。期間の保証や一律の標準ではありません。希望日までの余裕が少ない場合は、物件探しと並行して工事・回線の実現可能な日程を確認し、移転範囲や業務開始方法を調整しましょう。
工程表には作業名だけでなく、「担当者」「完了条件」「先に決めること」を書きます。次の表をたたき台にし、契約上の期限と各社から回答された納期で日付を置き換えてください。
| 時期の例 | 主な作業・担当 | この段階で確定するもの |
|---|---|---|
| 6か月以上前 | 経営・総務：移転目的、予算、契約条件を整理 | 業務開始希望日、解約・明け渡し期限、社内責任者 |
| 6〜4か月前 | 総務・IT・設計担当：物件比較、現地確認、レイアウト検討 | 必要席数、電源・通信条件、工事区分、概算費用 |
| 4〜2か月前 | 総務・各事業者：設計確定、工事・家具・引越しの発注 | 工事と納品の日程、回線・電話の切替方法、原状回復の工程 |
| 2か月前〜直前 | 総務・各部門・IT：社内外への案内、荷物整理、設定・試験 | 当日の役割、連絡先、試験項目、間に合わない場合の代替策 |
| 移転当日〜業務開始 | 総務・IT・各事業者：搬入、接続確認、不具合対応 | 業務開始の可否、未完了事項の担当者と対応期限 |
| 移転後 | 総務・各部門：旧オフィスの明け渡し、届出・運用の確認 | 契約・精算の完了、機器台帳、座席・会議室の運用ルール |
物件や内装の検討に時間がかかる場合は、工程をさらに前倒しします。特に回線は建物の設備状況によって工事まで時間がかかる場合があります。NTT東日本も、移転先の設備状況を踏まえた早めの相談を案内しています。
「手狭だから」だけでなく、何を改善したいかを具体化します。出社人数、固定席・共有席、会議室、集中作業の場所、収納量、来客対応を整理し、必須条件と希望条件を分けましょう。人数が増える予定や在宅勤務の方針も、面積と設備を考える材料になります。
電源容量、配線経路、回線の引込可否、空調、工事可能な時間帯、搬入経路を確認します。貸主・借主の工事区分と費用負担も、契約書や管理会社の資料をもとに整理してください。内装だけを先に決めると、席の位置にLANや電源が届かず設計変更が必要になることがあります。
現地確認の項目は、オフィス移転の物件選定チェックポイントで詳しく紹介しています。
総務が全体を管理する場合も、ネットワークの判断、予算承認、部門ごとの荷物整理は担当を分けます。各社の作業範囲と連絡先を一覧にし、変更があったときに誰が日程・費用への影響を判断するかを決めておきます。
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移転先が決まったら、現在の回線事業者やIT支援会社に、住所・フロア・業務開始希望日を伝えて確認します。担当者は、少なくとも次の項目を工程表に入れてください。
新旧回線の利用期間を重ねるか、一時的に別の場所で業務を行うかなど、代替策は実際の契約・構成に合わせて判断します。モバイル回線を用意する場合も、普段使う業務が動くか、容量や接続条件に問題がないかを事前に試します。
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坪数や人数だけで総額を決めると、契約条件や工事範囲の違いを見落としやすくなります。最初の予算表は次の区分で作り、見積もりの対象・対象外と支払時期を揃えて比較します。
| 区分 | 確認する項目 |
|---|---|
| 新オフィスの契約 | 敷金・保証金、礼金、仲介手数料など。返還される可能性のある預け金と費用を分ける |
| 設計・工事・設備 | 内装、電源、LAN・Wi-Fi、電話、家具、セキュリティ設備。工事区分ごとの発注者も確認 |
| 移転作業 | 引越し、梱包、機器の設定、不要品の処分、休日・時間外の作業 |
| 旧オフィスの精算 | 原状回復、解約関連費用、新旧賃料の重複期間 |
| 移転後の継続費用 | 賃料・共益費、回線、電話、ライセンス、保守・運用支援 |
現地調査前の概算は、前提条件を添えて社内で共有しましょう。詳細はオフィス移転費用の内訳、旧オフィスについては原状回復の費用と確認点も参考になります。
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届出は企業の所在地・契約・事業内容によって異なります。自社に必要な手続きと期限を、各窓口や専門家に確認して管理してください。
担当者がインターネットに接続できただけでは、全員が働けるとは限りません。代表電話の発着信、取引先とのオンライン会議、社内資料へのアクセス、印刷など、業務ごとの確認を行います。不具合は担当・期限・代替策を記録し、業務開始の判断者へ共有しましょう。
現在の契約上の期限と、新オフィスの工事・回線開通の実現可能日を先に確認します。そのうえで、必須の工事と後から対応できる作業を整理します。希望日までにすべてできると決めつけず、移転日や業務開始方法も含めて調整してください。
社内の判断・連絡窓口を決め、利用中の機器・回線・業務アプリと困っている点を整理すると、支援会社と役割を分担しやすくなります。不明な契約や構成は、現在の保守会社への確認から始めましょう。
RIKEN TOKYOは、物件紹介、設計・内装、家具、移転・原状回復に加え、ネットワークや通信工事を含めた支援を案内しています。移転の目的、人数、希望日、予算、現在わかっている制約をもとに、必要な工程を整理します。Work Designの支援内容を見る
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