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シャドーITとは？中小企業のリスクとMicrosoft 365での対策

社員が会社の許可なく個人のクラウドサービスやアプリを使っていないか、把握しきれていない中小企業は少なくありません。 結論からお伝えすると、シャドーIT対策は「禁止」だけでは解決せず、使いやすい代替環境をMicrosoft 365で整えることが現実的です。 この記事では、シャドーITの基本、放置するリスク、よくある失敗、Microsoft 365での対策の進め方、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。

この記事の結論

• シャドーITとは、会社が把握・許可していない端末やクラウドサービスを、従業員が業務に使ってしまう状態です。
• 中小企業では、禁止だけでなく「使いやすい代替手段」を用意することが、シャドーIT対策の現実的な進め方です。
• RIKEN TOKYOでは、シャドーITの現状把握からMicrosoft 365を使った代替環境の設計まで一貫して支援できます。

シャドーITとは？

シャドーITとは、企業の情報システム部門が把握・許可していない端末やクラウドサービス、アプリを、従業員が業務に使用することです。 たとえば、私物のスマートフォンで顧客データを閲覧したり、会社が認めていないオンラインストレージに業務ファイルを保存したりする行為が該当します。

シャドーITとBYODの違い

項目	シャドーIT	BYOD
会社の許可	なし	あり
管理状況	会社が把握できていない	会社がルールを整備して管理
主なリスク	情報漏洩、マルウェア感染	ルール整備により低減可能
対応の方向性	是正・代替手段の提供	運用ルールの明確化

BYODは会社が承認した上での私物端末利用ですが、シャドーITは会社が把握していない利用である点が大きく異なります。

シャドーITが問題になる背景

シャドーITが中小企業でも課題になっている背景には、クラウドサービスの普及と働き方の多様化があります。 特に、以下のような状況でシャドーITが発生しやすくなっています。

• 在宅勤務や外出先での業務が増え、会社支給の端末やツールだけでは不便を感じやすい
• 会社が用意したファイル共有方法が使いにくく、無料のオンラインストレージやフリーメールに頼ってしまう
• 情シス担当者が不在・兼任で、利用状況の把握や新しいツールの導入が追いついていない
• 従業員が悪意なく「自分だけなら大丈夫」と考え、私的なチャットツールで業務連絡をしてしまう

これらの状況を放置すると、顧客情報や機密情報が管理外の場所に分散し、情報漏洩や不正アクセスのリスクが高まります。

シャドーIT対策でよくある失敗

シャドーIT対策でよくある失敗は、利用を禁止するルールだけを整備し、代替手段を用意しないまま進めてしまうことです。 この状態では、ルールが形骸化し、従業員が隠れて同じ行動を続けてしまいます。

失敗例1：禁止ルールだけを周知して終わった

「私的なクラウドサービスの利用を禁止する」という通知だけを出しても、業務に使いやすい代替手段がなければ、従業員は結局同じ方法を使い続けてしまいます。

失敗例2：利用実態を把握しないまま対策を始めた

どのクラウドサービスがどれだけ使われているかを把握しないまま対策を進めると、優先度の高いリスクを見落とし、対策が的外れになりやすくなります。

RIKEN TOKYOの視点 理研産業では、情シス不在・兼任の中小企業から、社内で使われているツールが把握しきれていないというご相談を多くいただいています。まずは利用実態のヒアリングから始め、Microsoft 365の標準機能で代替できる範囲を整理するご提案をしています。

シャドーIT対策を進める手順

シャドーIT対策は、次の順番で進めると失敗しにくくなります。 いきなり禁止ルールを作るのではなく、現状把握から始めることが重要です。

1. 従業員が実際に使っているツール・サービスをヒアリングで把握する
2. なぜそのツールを使っているのか（使いにくさ・機能不足）を確認する
3. Microsoft 365の標準機能で代替できる範囲を整理する
4. 代替環境の利用ルールとアクセス権限を設計する
5. 従業員向けに代替手段への切り替えを周知・教育する
6. 利用状況を定期的に確認し、改善を続ける

Microsoft 365でシャドーITを代替できる例

シャドーITの例	Microsoft 365での代替
個人のオンラインストレージでのファイル共有	OneDrive・SharePointでの共有
フリーメールでの業務連絡	Exchange Onlineの業務用メール
個人チャットアプリでの業務連絡	Microsoft Teamsのチャット・チャネル
私物端末での業務データ閲覧	Microsoft Intuneによる端末管理・アクセス制御

何から始めるべきか迷っている方へ ツール選定の前に、まずは業務課題と優先順位を整理することが大切です。 RIKEN TOKYOでは、現状の困りごとを伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。 無料相談をする

RIKEN TOKYOが支援できること

RIKEN TOKYOでは、シャドーITの現状把握から、Microsoft 365を活用した代替環境の設計・導入まで支援しています。 特に、ツール導入だけでなく、従業員が定着して使える運用設計まで踏み込んで支援できる点が特長です。

支援内容	具体例
現状把握	利用ツールのヒアリング、リスクの棚卸し
設計	OneDrive・SharePoint・Teamsでの代替環境設計、アクセス権限設計
導入	Microsoft 365の設定、Intuneによる端末管理
運用	従業員向け周知、利用状況の定期確認、改善提案

情シス担当者が不在・兼任の企業でも、段階的に進められるよう支援します。

まとめ

シャドーIT対策で押さえるべきポイントを整理します。

1. シャドーITは、会社が把握していない端末やクラウドサービスの業務利用
2. 禁止だけでなく、使いやすい代替手段を用意することが現実的な対策
3. Microsoft 365の標準機能で代替できる範囲は多い
4. RIKEN TOKYOでは、現状把握から代替環境の導入・運用まで相談できる

シャドーITでお悩みの方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。 現状の困りごとを伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。

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よくある質問（FAQ）

Q. シャドーITとBYODはどう違いますか？

シャドーITは会社が把握・許可していない端末やサービスの利用を指し、BYODは会社が承認した上での私物端末利用を指します。承認の有無が大きな違いです。

Q. 禁止するだけではダメなのでしょうか？

禁止ルールだけでは、代替手段がない場合に従業員が同じ行動を隠れて続けてしまいます。使いやすい代替環境を用意することが重要です。

Q. Microsoft 365を導入済みでも、シャドーIT対策の相談はできますか？

相談できます。すでに契約しているMicrosoft 365の機能を十分に活用できていないケースは多く、活用度の見直しからご提案できます。

Q. 情シス担当者がいなくても対策を進められますか？

進められます。RIKEN TOKYOでは、情シス不在・兼任の中小企業でも進めやすいように、現状把握から段階的に支援します。