RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案で複合機の入れ替えを検討していても、「何を基準に選べばいいのか分からない」という中小企業は少なくありません。
結論からお伝えすると、複合機選びは価格だけでなく、印刷枚数・保守体制・ネットワークやセキュリティとの相性まで含めて比較するのが現実的です。
この記事では、複合機の選び方の基本、リースと購入の違い、更新タイミングの見極め方、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。
複合機の選び方とは、印刷・コピー・スキャン・FAXといった基本機能に加えて、保守契約やセキュリティ機能まで含めて自社に合う一台を見極めることです。
本体のスペックだけで判断すると、運用が始まってから「思ったより費用がかかる」「セキュリティ要件を満たさない」といったミスマッチが起こりやすくなります。
複合機の導入方法には、主にリースと購入の2種類があります。
| 項目 | リース | 購入 |
|---|---|---|
| 初期費用 | 抑えられる | まとまった支出が必要 |
| 会計処理 | 賃借料として経費計上しやすい | 資産計上・減価償却が必要 |
| 途中解約 | 原則できない | 制約なし |
| 総支払額 | 金利分だけ購入より高くなりやすい | 長期利用では割安になりやすい |
どちらが適しているかは、利用年数や資金計画によって変わるため、自社の状況に合わせて比較することが大切です。
複合機は一度契約すると、リースであれば5〜6年程度使い続けることが一般的です。
そのため、導入時点の比較を誤ると、長期間にわたって割高な料金や使いにくい運用を続けることになりかねません。
特に中小企業では、総務担当者が複合機の契約内容を細かく把握できないまま、営業担当者の提案どおりに更新してしまうケースが目立ちます。
複合機選びでよくある失敗は、本体価格やスペック表の比較だけで決めてしまい、保守条件やセキュリティ面を確認しないまま契約することです。
この状態では、導入後にカウンター料金が想定より高くなったり、社内ネットワークに接続できなかったりする問題が起こります。
本体価格が安く見えても、印刷1枚あたりのカウンター料金が高く設定されている場合、月間印刷枚数が多い企業では総支払額が大きく膨らみます。
見積もりを比較する際は、本体価格・保守料金・カウンター料金をセットで確認する必要があります。
複合機はネットワークに接続する機器のため、アクセス制御や通信の暗号化といったセキュリティ機能が備わっているかも重要な確認項目です。
機能を確認せずに導入すると、後からセキュリティ対策のためだけに追加費用が発生することがあります。
RIKEN TOKYOの視点
RIKEN TOKYOがご相談を受けるお客様の中には、複合機の更新とあわせて「そもそも今の印刷枚数に対して契約プランが合っていない」ケースが少なくありません。
実際の利用状況を確認したうえで、プランや台数の見直しを提案することで、月々のコストを抑えられることもあります。
複合機は、次の順番で進めると失敗しにくくなります。
いきなり見積を比較するのではなく、自社の利用状況を整理することから始めることが重要です。
概算費用を確認したい方へ
導入する機種や台数、保守条件によって費用は変わります。
予算申請や社内検討のために、まずは概算見積をご依頼ください。
複合機の更新タイミングを判断する際は、以下の項目を確認すると失敗しにくくなります。
| 判断項目 | 確認すべきこと | 失敗しやすい状態 |
|---|---|---|
| 契約満了時期 | リース契約の残り期間 | 満了直前まで確認しない |
| 印刷枚数の変化 | 導入時と現在の月間印刷枚数の差 | 契約時のプランのまま放置している |
| 故障・修理頻度 | 直近1年の修理・呼び出し回数 | 都度対応だけで根本原因を見ていない |
| セキュリティ要件 | 取引先や社内規定で求められる基準 | 導入時の基準のまま更新していない |
以下は、更新前に確認しておきたい項目のチェックリストです。
RIKEN TOKYOでは、複合機の選定・見積比較から、ネットワーク設定、セキュリティ対策まで一貫して支援しています。
特に、複合機単体だけでなく、社内ネットワークやセキュリティ、Microsoft 365の運用とあわせて相談できる点が特長です。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| 現状整理 | 月間印刷枚数・契約条件の棚卸し |
| 選定支援 | RICOH IMシリーズなどの機種比較、リース・購入の比較 |
| 導入 | ネットワーク設定、セキュリティ設定 |
| 運用 | 印刷ルールの整備、コスト見直し提案 |
まずは自社のIT環境を含めて相談したい方へ
複合機の更新は、ネットワークやセキュリティの見直しとあわせて検討すると、無駄のない投資につながります。
RIKEN TOKYOでは、オフィス環境とIT環境をまとめて相談できます。
なお、複合機を含むITツールの導入では、デジタル化・AI導入補助金2026（旧IT導入補助金）などの公的支援制度が利用できる場合があります。
対象条件は年度ごとに変わるため、申請を検討する場合は公式サイトで最新の公募要領をご確認ください。
複合機のセキュリティ対策について詳しく知りたい方は、中小企業のセキュリティ対策の記事もあわせてご覧ください。
PC・端末管理とあわせて見直したい方は、PC・端末管理の記事もご参考ください。
複合機選びで押さえるべきポイントを整理します。
複合機の入れ替えや見積もり比較でお悩みの方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。
現状の利用状況を伺ったうえで、無理のない提案をいたします。
自社の課題を整理してから相談したい方は、課題から探すページもご活用ください。
利用年数や資金計画によって異なります。短期間での機種変更を想定する場合はリース、長期間同じ機種を使い続ける想定であれば購入が向いている場合があります。自社の状況に合わせて比較することをおすすめします。
リース契約の場合は5〜6年程度が一般的な目安です。ただし、印刷枚数の変化や故障頻度によっては、契約満了前でも見直しを検討する価値があります。
可能です。導入したい機種やおおよその印刷枚数が分かれば、スピードお見積りフォームからご相談いただけます。
相談できます。RIKEN TOKYOでは、複合機単体だけでなく、社内ネットワークやアクセス管理まで含めたセキュリティ対策をあわせて支援しています。
