RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案でMicrosoft 365を導入したものの、「メールとTeamsしか使っていない」という状態のまま止まっている中小企業は少なくありません。
結論からお伝えすると、活用が進まない企業には、導入目的の未設定・ライセンス内容の未把握・見直し担当者の不在という共通点があります。
この記事では、活用できていない企業に共通する状態、その原因、今すぐ確認できるチェックリスト、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。
活用できていない状態とは、契約しているライセンスの機能の大部分が使われず、メールとTeamsのチャット機能程度にとどまっている状態のことです。
SharePointやOneDriveでのファイル共有、Intuneによる端末管理、Defenderによるセキュリティ機能などが未設定のまま放置されているケースが典型的です。
| 状態 | 具体例 |
|---|---|
| 活用できていない | メールとTeamsのチャットのみ利用。ファイルは個人PCやUSBで管理 |
| 一部活用 | Teams会議とファイル共有は使うが、権限管理やセキュリティ設定は未対応 |
| 活用が進んでいる | SharePoint・Intune・Defenderまで含めて業務と権限管理に組み込まれている |
自社がどの段階にあるかを把握することが、活用を進める最初のステップです。
活用が止まる背景には、機能の複雑さよりも社内側の事情が大きく影響しています。
主な原因は、導入目的の未設定、ライセンス内容の未把握、見直し担当者の不在の3つに整理できます。
Microsoft 365は、メール環境の移行だけを目的に導入されるケースが多く見られます。
その結果、契約後に「他にどう使えるか」を検討する機会がないまま、初期設定の範囲で運用が固定されてしまいます。
Business PremiumなどIntuneやDefenderを含む上位プランを契約していても、その機能自体が社内に周知されていないことがあります。
追加費用を払わなくても使える機能が、存在自体を知られずに眠っているケースは珍しくありません。
情シス担当者が不在、または他業務と兼任している企業では、契約後の運用見直しに時間を割きにくいのが実情です。
「困っていないから」という理由で、契約時の設定のまま数年間見直されていないケースも見られます。
RIKEN TOKYOの視点
RIKEN TOKYOがこれまで相談を受けてきた企業の中には、Business Premiumを契約しながらIntuneもDefenderも未設定という例が少なくありませんでした。
多くの場合、原因は機能の使いにくさではなく、「契約に何が含まれているか」を誰も整理していなかったことにあります。
まずは自社の状況を確認したい方へ
Microsoft 365を導入済みでも、メールとTeams以外を使えていない企業は少なくありません。
RIKEN TOKYOでは、活用状況を整理できる「Microsoft 365 活用度チェック」をご用意しています。
活用が進まない状態を放置すると、コスト面とセキュリティ面の両方でリスクが積み重なっていきます。
まず、上位プランの費用を払いながら基本機能しか使えていない場合、投資対効果が見えにくくなります。
また、Intuneによる端末管理やDefenderによる保護機能が未設定のままだと、私物端末の業務利用やアカウントの不正アクセスといったリスクにも気づきにくくなります。
経済産業省が公表する中堅・中小企業向けのDX推進の手引きでも、デジタル技術に取り組む中小企業は取り組んでいない企業に比べて労働生産性や売上高が向上しやすい傾向が示されています。
ツールを導入した後の活用度が、その後の差につながりやすいと考えられます。
以下の項目に「いいえ」が多い場合、契約中のライセンスを見直す余地があります。
RIKEN TOKYOでは、Microsoft 365の活用状況の確認から、ライセンス見直し、設定、運用定着まで一貫して支援しています。
オフィス環境の相談と合わせて、ネットワークやIT資産管理まで含めて相談できる点が特長です。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| 現状整理 | 契約プランの棚卸し、利用状況の確認 |
| ライセンス見直し | Business Basic／Standard／Premiumの比較、切り替え提案 |
| 設定・導入 | Intune・Defender・SharePointの設定支援 |
| 運用定着 | 社内向けルールづくり、定期的な見直し支援 |
Microsoft 365の詳細なメニューは、Microsoft & DXページでも確認いただけます。
実際の支援事例は導入事例一覧でもご紹介しています。
Microsoft 365の活用が進まない状態について、押さえるべきポイントを整理します。
Microsoft 365を導入済みでも活用に不安がある方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。
現状の利用状況を伺ったうえで、無理のない見直しの進め方をご提案します。
相談できます。すでに契約しているプランの中身を確認し、追加費用なしで使える機能がないかを一緒に整理します。
問題ありません。RIKEN TOKYOでは、現在の契約状況の確認から支援しています。契約書や管理画面の情報が手元になくても、まずはご相談ください。
可能です。ライセンス見直しをともなわず、既存プランの設定支援のみのご依頼にも対応しています。
続けられます。RIKEN TOKYOでは、情シス不在・兼任の中小企業向けに、定期的な見直しの仕組みづくりまで支援しています。
大丈夫です。契約や見積もりの前段階として、Microsoft 365 活用度チェックから気軽にご利用いただけます。
