RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案で稟議や申請の承認を紙とハンコで回している中小企業は、今も少なくありません。
結論からお伝えすると、Microsoft 365を契約済みであれば、Teamsの承認機能を使うことで、追加のシステム導入なしに稟議・申請のペーパーレス化を進められます。
この記事では、Teams承認機能の基本、紙の稟議で起きやすい問題、導入の進め方、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。
紙ベースの承認フローには、業務の停滞につながる共通の課題があります。
これらの課題は、承認の仕組みを紙から電子に置き換えるだけで、多くが解消します。
特に、承認状況が「誰の手元で止まっているか」を可視化できることは、紙の運用にはない大きな利点です。
Teamsには、標準で「承認」というアプリが組み込まれています。 このアプリを使うと、次のようなことができます。
| 機能 | 内容 |
|---|---|
| 承認依頼の送信 | 申請者がTeams上から承認者へ依頼を送信できる |
| 承認状況の可視化 | 誰が承認済み・未承認かをTeams上で確認できる |
| 通知 | 承認依頼が届くとTeamsとメールの両方に通知される |
| 添付ファイル | 見積書・稟議書などのファイルを添付して申請できる |
| 履歴管理 | 過去の承認履歴が自動的に保存される |
紙の稟議書と違い、承認依頼はスマートフォンのTeamsアプリからも対応できるため、外出中や出張中の承認者でも対応しやすくなります。
すべての申請をTeamsの承認機能に置き換えられるわけではありません。
向き・不向きを整理しておくことが、導入を成功させるポイントです。
まずは社内で完結する申請から置き換え、契約や登記など捺印が必須の手続きは別途検討するのが現実的です。
まずは自社の状況を確認したい方へ
Microsoft 365を導入済みでも、Teamsの承認機能を使えていない企業は少なくありません。
RIKEN TOKYOでは、活用状況を整理できる「Microsoft 365 活用度チェック」をご用意しています。
いきなり全申請を電子化しようとすると、現場が混乱しやすくなります。 次の順番で進めると、定着しやすくなります。
承認フローは、部署によって申請内容や承認者の階層が異なることが多いため、全社一律のテンプレートを最初から目指さず、部署ごとに調整しながら広げていく進め方が現実的です。
RIKEN TOKYOでは、Teams承認機能を含むMicrosoft 365の活用に関する相談から、設計・導入・定着支援まで対応しています。
特に、オフィス環境とIT環境を分けずに相談できる点が特長です。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| 現状整理 | 紙の稟議・申請フローの棚卸し |
| 設計 | 承認フローのテンプレート設計、承認階層の整理 |
| 導入 | Teams承認機能の設定、試験運用のサポート |
| 運用 | 社員向け説明、定着状況の確認、フローの見直し |
RIKEN TOKYO自身も、丸の内のWeWorkへ移転したタイミングでペーパーレス化を進めた経験があり、紙の運用から電子化へ移行する際に起きやすい混乱を踏まえた提案ができることが強みです。
Teams承認機能によるペーパーレス化のポイントを整理します。
稟議・申請のペーパーレス化でお悩みの方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。
現状の申請フローを伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。
契約しているMicrosoft 365のプランに標準で含まれているケースが多く、追加のライセンス購入なしで使い始められることがあります。まずは契約内容の確認をおすすめします。
法的に捺印や電子署名が必要な契約書については、別途電子契約サービスの検討が必要です。Teamsの承認機能は、社内で完結する稟議・申請の効率化に向いています。
導入できます。RIKEN TOKYOでは、情シス不在・兼任の中小企業に対して、フロー設計から社員向け説明まで段階的に支援しています。
その必要はありません。申請件数が多く、承認者不在で止まりやすい申請から一部署で試験運用し、状況を確認しながら段階的に広げる進め方が現実的です。
