RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案でABW(アクティビティ・ベースド・ワーキング)やフリーアドレスを導入したものの、「書類や社用PCの管理が以前よりゆるくなった気がする」と感じている総務担当者は少なくありません。
結論からお伝えすると、ABWは働き方の自由度を高める一方で、固定席を前提としたセキュリティ管理をそのまま流用すると情報漏洩リスクが高まります。
この記事では、ABW導入でセキュリティが弱くなりやすい理由、よくある失敗、対策の進め方、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。
ABWとは、社員が業務の内容に応じて働く場所や時間を自分で選べる働き方のことです。
固定席をなくすこと自体が問題なのではなく、固定席を前提に組み立てられていた情報管理のルールが、座席の自由化によって機能しなくなることが本質的な課題です。
固定席の時代は、「誰がどこに座り、どの書類やPCをどこで扱うか」がある程度決まっていました。
ABWでは座席が流動的になるため、書類の置き忘れ、離席時の画面ロック忘れ、私物と社用端末の混在といったリスクが増えやすくなります。
背景には、大きく分けて3つの要因があります。
| 要因 | 内容 |
|---|---|
| 物理的要因 | 固定の収納・施錠スペースがなくなり、書類や端末の置き場所が流動化する |
| 人的要因 | 「誰かが見ている」という固定席特有の抑止力が働きにくくなる |
| 運用的要因 | フリーアドレス化と同時にセキュリティルールの見直しが行われないケースが多い |
特に中小企業では、情シス担当者が不在・兼任であることが多く、ABW導入プロジェクトが総務主導で進み、セキュリティ観点のチェックが後回しになりがちです。
個人ロッカーや書類保管ルールを決めないまま座席だけを自由にすると、機密書類や名刺、契約書が空いている机に放置されたままになりやすくなります。
ノートPCを自由に持ち運べるようにした結果、離席時の画面ロックやのぞき見対策が徹底されず、共用スペースでの情報漏洩リスクが高まるケースがあります。
ABWはオープンで開放的な空間を志向しますが、来客動線と社内の執務エリアを分けないまま設計すると、社外の人の目に触れる場所で機密情報を扱ってしまう状況が生まれます。
RIKEN TOKYOの視点
RIKEN TOKYO自身も、東京支店をWeWork丸の内へ移転しABWを導入する際に、来客対応スペースと集中作業スペースのゾーニングを先に決め、その後にレイアウトと座席配置を設計しました。
ゾーニングを後回しにしないことが、情報管理と働きやすさを両立させるポイントです。
セキュリティ対策は、座席のレイアウトを決める前に、次の順番で進めると失敗しにくくなります。
| 判断項目 | 確認すべきこと | 失敗しやすい状態 |
|---|---|---|
| ゾーニング | 来客エリアと執務エリアを分けているか | オープンスペースに機密情報が置かれる動線になっている |
| 収納 | 個人ロッカー・施錠キャビネットがあるか | 「その日使った机に置きっぱなし」が常態化している |
| 端末管理 | 離席時の画面ロックが徹底されているか | ルールはあるが周知・運用が伴っていない |
| ネットワーク | 社外からのアクセス管理ができているか | 固定席前提のネットワーク設計のまま変更していない |
何から始めるべきか迷っている方へ
ABWとセキュリティ対策は、どちらから手をつけるべきか判断しづらい領域です。
RIKEN TOKYOでは、現状のオフィス運用と情報管理のルールを伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。
ABWそのものの定義や導入手順を基礎から確認したい方は、ABW(アクティビティ・ベースド・ワーキング)とは？フリーアドレスとの違いと導入手順もあわせてご覧ください。
また、テレワークとの組み合わせでネットワークのセキュリティを見直したい場合は、VPNだけでは足りない？中小企業がゼロトラストを検討すべきタイミングで詳しく解説しています。
参考として、情報処理推進機構(IPA)が公開する「中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン」では、中小企業が取り組むべき情報管理の考え方が体系的に整理されています。
ABW導入時のルールづくりの参考にもなります。 外部リンク:中小企業の情報セキュリティ対策ガイドライン(IPA)
RIKEN TOKYOでは、ABW導入におけるレイアウト設計とセキュリティ対策を分けずに相談できます。
特に、オフィス環境とIT環境をワンストップで整えられる点が特長です。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| ゾーニング設計 | 来客エリア・執務エリア・集中エリアの区分け |
| 収納・施錠計画 | 個人ロッカー、書類保管キャビネットの配置 |
| 端末・ネットワーク管理 | Microsoft 365によるアクセス管理、Intuneによる端末管理 |
| 運用ルール整備 | クリアデスク運用、離席時ルールの社内浸透支援 |
情シス担当者が不在・兼任の中小企業でも、現状整理から段階的に相談いただけます。
Work Design(オフィス環境づくり)の支援範囲では、ABWを含むオフィス環境整備の考え方を紹介しています。
自社の課題がまだ整理できていない方は、課題から探すページから近いテーマを探すこともできます。
ABWのセキュリティ対策で押さえるべきポイントを整理します。
ABWとセキュリティ対策の両立でお悩みの方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。
現状の運用状況を伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。
最新のオフィスづくりを体感したい方は、RIKEN TOKYOのオフィスツアーもご活用ください。
座席を自由化すること自体が原因ではありません。ゾーニングや収納、端末管理のルールを座席自由化前に決めておけば、リスクは十分にコントロールできます。
進められます。RIKEN TOKYOでは、情シス不在・兼任の中小企業でも取り組みやすいように、現状整理から運用ルールづくりまで段階的に支援します。
見直せます。ゾーニングの再設計や収納の追加、端末管理ルールの整備は、レイアウトを大きく変えなくても対応できるケースが多くあります。
内容によります。ロッカーや施錠キャビネットの追加など物理的な対策から、Microsoft 365のアクセス管理設定のような運用面の対策まで幅があるため、まずは現状整理からご相談いただくことをおすすめします。
