RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案で社内のファイルサーバーやNASの更新時期が近づき、「このまま買い替えるか、SharePointへ移行するか」で迷っている中小企業は少なくありません。 結論からお伝えすると、SharePoint移行は「ファイルをコピーする作業」ではなく、「フォルダ構成とアクセス権を設計し直す機会」と捉えると失敗しにくくなります。 この記事では、移行すべきかの判断基準、よくある失敗例、7ステップの進め方、事前に知っておきたい制限、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。
ファイルサーバーのSharePoint移行とは、社内に置いたサーバーやNASの共有ファイルを、Microsoft 365のSharePointへ移すことです。 移行後は、社外やテレワーク先からでも、権限に応じて安全にファイルへアクセスできるようになります。
SharePointは、Microsoft 365に含まれる「組織で共有するための情報基盤」です。 ファイル保存だけでなく、バージョン管理、共同編集、社内ポータルなどの機能を備えています。
移行前に、Microsoft 365の3つの保存先の役割を整理しておきましょう。 ここを曖昧にしたまま移行すると、「どこに保存すればいいかわからない」という混乱が起きます。
| 保存先 | 役割 | ファイルサーバーでいうと | 向いているファイル |
|---|---|---|---|
| SharePoint | 組織・部署で共有する保存場所 | 部署フォルダ・全社共有フォルダ | 規程、テンプレート、部署の業務資料 |
| OneDrive | 個人の作業用の保存場所 | 個人フォルダ | 作成途中の下書き、個人の作業ファイル |
| Teams | チャットや会議と一体で使う共同作業の場 | プロジェクトフォルダ | 案件ごとのやり取りと資料 |
TeamsのチームでやりとりするファイルもSharePoint上に保存されます。 つまり、TeamsとSharePointは別物ではなく、「使う入口が違う同じ保存基盤」と理解するとわかりやすくなります。
SharePoint移行が検討される背景には、サーバー更新コストとテレワーク対応、セキュリティの3つがあります。 特に情シス担当者が兼任の企業では、サーバーを「持たない」こと自体が大きなメリットになります。
主なきっかけは次のとおりです。
認証基盤の見直しとあわせて検討している場合は、Windows Server 2025登場で考える、ADサーバーはクラウド化すべきかもあわせてご覧ください。 本記事では、認証ではなく「ファイルの置き場所」の移行に絞って解説します。
SharePoint移行が向いているかどうかは、ファイルの種類と使い方で判断します。 全部をSharePointへ移すのではなく、「移すもの」と「残すもの」を分けるのが中小企業の現実的な進め方です。
| 判断項目 | SharePoint移行が向いている | 別の保存方法を検討すべき |
|---|---|---|
| ファイルの種類 | Word・Excel・PowerPoint・PDF・画像 | 会計・販売管理ソフトのデータベース、Access |
| ファイルの大きさ | 数MB〜数百MB程度の業務資料 | 数GB単位のCAD・動画・設計データを頻繁に編集 |
| 使い方 | 複数人での閲覧・共同編集が多い | 特定の業務アプリがファイルパスを直接参照する |
| アクセス場所 | 社外・在宅・外出先からも使いたい | 社内の特定端末からしか使わない |
| 管理体制 | サーバーの保守から手を離したい | 社内に保守担当者がいて、当面の更新予算も確保済み |
「別の保存方法を検討すべき」に当てはまるファイルは、小規模なNASを残す、またはAzureのクラウドファイル共有を使うといった併用案も選択肢になります。 一律にどちらかへ寄せるより、ファイルの性質に合わせて置き場所を分ける方が、移行後のトラブルを防げます。
SharePoint移行でよくある失敗は、今のファイルサーバーの状態をそのまま持ち込んでしまうことです。 移行作業そのものより、事前の整理不足が原因でつまずくケースが大半です。
長年使ったファイルサーバーには、使われていないフォルダや重複ファイルが大量に残っています。 そのまま移すと、移行に時間がかかるうえ、SharePoint上でも「探せない」状態が続きます。
フォルダごと・ファイルごとに個別の権限を付けると、管理者でも誰が何を見られるか把握できなくなります。 SharePointでは、サイトやライブラリ単位で権限をまとめる設計が基本です。
深いフォルダ階層と長いファイル名は、移行時や同期時のエラーの原因になります。 SharePointには、フォルダ名とファイル名を合わせたパスの長さに上限があるため、事前の確認が必要です。
エクスプローラーから使えるように全ライブラリを同期すると、PCの動作が重くなることがあります。 同期するのは日常的に使うライブラリに絞り、それ以外はブラウザやTeamsから開く運用が現実的です。
旧サーバーを残したまま移行すると、社員が両方にファイルを保存し、どれが最新かわからなくなります。 切り替え日を決め、旧サーバーは読み取り専用にするなど、移行後のルールまで決めておくことが大切です。
RIKEN TOKYOの視点
RIKEN TOKYO自身も、WeWork丸の内への移転を機にペーパーレス化とMicrosoft 365の活用を進めてきました。ABWで席を固定しない働き方では、「社内のサーバーにしかファイルがない」状態が大きな障壁になります。
何から始めるべきか迷っている方へ
SharePoint移行は、ツールで一括コピーする前に「何を移し、誰に見せるか」を決めることが成功の分かれ目です。
RIKEN TOKYOでは、現在のファイルサーバーの状況を伺ったうえで、移すもの・残すものの整理から無理のない進め方をご提案します。
ファイルサーバーの移行について無料相談をする
SharePoint移行は、次の7ステップで進めると失敗しにくくなります。 いきなり移行ツールを動かすのではなく、棚卸しと設計に全体の半分以上の時間をかけるイメージです。
まずは、容量・ファイル数・フォルダ構成・利用部署を把握します。 あわせて、最終更新日が数年前のファイルがどれくらいあるかも確認しましょう。
棚卸し結果をもとに、ファイルを3つに分類します。 不要ファイルを事前に削除するだけで、移行時間と移行後の検索性が大きく改善します。
部署・全社共有・プロジェクトごとに、SharePointサイトやTeamsのチームを割り当てます。 個人ファイルはOneDriveへ移すなど、前述の役割分担に沿って整理します。
「どの部署・役職が、どのサイトを閲覧・編集できるか」を表にまとめます。 個別のフォルダ権限は最小限にし、グループ単位で付与するのが管理しやすい方法です。
1部署分など、範囲を絞ってテスト移行します。 移行エラー、パスの長さ、同期の動作、社員の使い勝手をここで確認します。
本番移行では、事前に大部分をコピーし、切り替え直前に差分だけを移す方法が一般的です。 Microsoftも、ファイル共有をSharePointとOneDriveに移行するガイドで、差分移行と1回の切り替えを推奨しています。
移行には、SharePoint管理センターから使える無料ツール「Migration Manager」を利用できます。 ただし、ツールの設定には管理者権限とネットワーク共有への読み取り権限が必要です。
保存場所のルール、ファイル名の付け方、社外共有の方法を簡単なガイドにまとめます。 旧ファイルサーバーは一定期間読み取り専用にし、問題がなければ停止します。
SharePointには、容量やファイルサイズ、パスの長さなどに上限があります。 中小企業の一般的な業務ファイルで問題になることは少ないものの、移行前に確認しておくと安心です。
| 項目 | 主な制限（2026年9月時点） | 移行時の注意点 |
|---|---|---|
| 組織全体の容量 | 1TB＋ライセンス数×10GB | 例：50ライセンスなら約1.5TB。超える場合は追加購入が必要 |
| 1ファイルの上限 | 250GB | 大容量の動画・設計データは別の保存方法も検討 |
| パスの長さ | フォルダ名とファイル名を合わせて400文字以内 | 深い階層・長いファイル名は事前に短縮する |
| 同期の推奨件数 | 1ライブラリあたり30万ファイル以下 | 全ライブラリを同期しない運用にする |
| 個別権限の推奨数 | 1ライブラリあたり5,000件程度 | 個別のフォルダ権限を増やしすぎない |
数値はMicrosoftのSharePointの制限（Microsoft Learn）をもとにしています。 上限は変更される場合があるため、移行計画の段階で必ず最新情報を確認してください。
また、SharePointのデータは誤削除やランサムウェアによる消失への備えが別途必要です。 バックアップの考え方はMicrosoft 365にバックアップは必要？知っておくべきデータ消失リスクで解説しています。
RIKEN TOKYOでは、ファイルサーバーのSharePoint移行について、判断の整理から移行作業、社内定着まで一貫して支援しています。 特に、ネットワーク・認証・セキュリティ・オフィス移転と分けずに相談できる点が特長です。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| 現状整理 | ファイルサーバーの棚卸し、移すもの・残すものの切り分け |
| 設計 | サイト構成、SharePoint・OneDrive・Teamsの使い分け、アクセス権設計 |
| 移行 | テスト移行、本番移行、旧サーバーの停止計画 |
| セキュリティ | 多要素認証、Microsoft Defender、クラウドバックアップの設定 |
| 定着 | 保存ルールの作成、社員向けの使い方説明、運用後の見直し |
オフィス移転やADサーバーの更新と同じタイミングで進めれば、ネットワークや認証の設計とまとめて整理できます。 Microsoft 365全体の支援内容は、Microsoft & DXのサービスページでご確認いただけます。
SharePoint以外にも使えていない機能がないか確認したい方は、「Microsoft 365 活用度チェック 7つの落とし穴」もご活用ください。
ファイルサーバーのSharePoint移行で押さえるべきポイントを整理します。
ファイルサーバーの更新やSharePoint移行でお悩みの方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。 現在の容量や使い方を伺ったうえで、移行すべきか、どこから始めるべきかをご提案します。
移行範囲やライセンス構成がある程度決まっている場合は、スピードお見積りから概算費用もご確認いただけます。
Microsoft 365のBusiness系プランを契約済みであれば、SharePoint自体は追加費用なしで利用できます。ただし、容量が不足する場合の追加ストレージや、バックアップ、移行作業を外部に依頼する費用は別途かかります。
すべてを移す必要はありません。会計ソフトのデータベースやAccess、頻繁に編集する大容量のCADデータなどはクラウドに不向きな場合があります。ファイルの種類と使い方に応じて、NASやAzureとの併用も検討しましょう。
容量やファイル数、アクセス権の複雑さによって変わります。中小企業では、棚卸しと設計に数週間、テスト移行と本番移行に数週間を見込むのが一般的です。急いで移行するより、事前整理に時間をかける方が結果的に早く定着します。
OneDrive同期アプリを使えば、SharePointのファイルをエクスプローラーから開けます。ただし、すべてのライブラリを同期するとPCが重くなる場合があるため、日常的に使うライブラリに絞って同期するのがおすすめです。
可能です。移行ツールはMicrosoftから無料で提供されていますが、アクセス権の設計や移行後のルールづくりには経験が必要です。RIKEN TOKYOでは、情シス不在・兼任の企業でも進めやすいよう、現状整理から段階的に支援しています。
