RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案でオフィス移転が決まったものの、従業員にいつ・どう伝えればいいか迷う総務担当者は少なくありません。 告知が遅れたり、実務連絡だけで終わったりすると、社内に不安や不満が広がりやすくなります。 この記事では、東京の中小企業を想定して、社内告知の適切なタイミング、段階別の伝え方、よくある失敗、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。
オフィス移転の社内告知とは、移転の決定・目的・スケジュール・実務対応を、従業員に段階的に伝えるコミュニケーション活動のことです。 単なる「引っ越しのお知らせ」ではなく、なぜ移転するのか、働き方がどう変わるのかまで含めて伝える点がポイントです。
社内告知と、取引先・顧客向けの社外告知（住所変更案内など）は目的が異なります。
| 項目 | 社内告知 | 社外告知 |
|---|---|---|
| 主な目的 | 納得感の形成、実務準備の周知 | 住所変更の事務的な案内 |
| 伝えるタイミング | 意思決定後、早い段階から複数回 | 移転日の1〜2ヶ月前が一般的 |
| 伝える内容 | 背景・目的・スケジュール・実務対応 | 新住所・電話番号・移転日のみが中心 |
社外告知は事務連絡が中心で問題ありませんが、社内告知は「伝える回数」と「伝える中身の深さ」が不足すると、後述するトラブルにつながります。
中小企業のオフィス移転では、経営層や総務部が中心になって計画を進めるため、現場の従業員に情報が届くタイミングが遅くなりがちです。 特に、賃貸借契約や物件選定など社外的な調整が優先されるフェーズでは、社内への共有が後回しになりやすい傾向があります。
一方で、従業員にとってオフィス移転は、通勤時間・座席・働き方が変わる大きな出来事です。 情報が不足したまま噂だけが先行すると、移転そのものへの印象が悪化し、移転後の定着にも影響します。
社内告知でよくある失敗は、告知のタイミングと伝える内容の設計が不十分なまま進めてしまうことです。
物件がほぼ決まった段階で初めて全社に伝えると、「なぜもっと早く教えてくれなかったのか」という不満につながりやすくなります。 特に通勤時間が長くなる従業員がいる場合、告知が遅いほど個別相談の対応に追われることになります。
「新住所」「移転日」「引っ越し作業の分担」といった実務情報だけを伝え、移転の目的や今後の働き方の変化を説明しないケースです。 この場合、従業員は移転を「上から降ってきた決定」として受け止めやすく、ABWやフリーアドレスなど新しい働き方への協力も得にくくなります。
RIKEN TOKYOの視点 RIKEN TOKYOの東京支店自身も、丸の内のWeWorkへ移転する際、経営層・管理職への先行説明を行ったうえで、全社説明会を実施しました。あわせて、ABWを前提とした働き方の変化を資料にまとめ、質疑応答の時間を設けたことで、移転後の運用ルールへの協力を得やすくなりました。オフィス環境の変化だけでなく、働き方の変化まで含めて伝える経験を踏まえ、社内告知資料の設計についてもご相談いただけます。
社内告知は、次の4段階に分けて進めると失敗しにくくなります。 いきなり全社へ発表するのではなく、伝える対象と内容を段階的に広げることが重要です。
| 段階 | 目安の時期 | 伝える対象 | 主な内容 |
|---|---|---|---|
| 1. 先行共有 | 移転希望日の5〜6ヶ月前 | 経営層・管理職 | 移転の目的、候補物件、想定スケジュール |
| 2. 全社告知 | 移転希望日の3〜4ヶ月前 | 全従業員 | 移転先、移転理由、大まかなスケジュール |
| 3. 実務連絡 | 移転希望日の1〜2ヶ月前 | 全従業員 | 座席・レイアウト、私物整理、通勤経路の変更 |
| 4. 直前案内 | 移転希望日の1週間前後 | 全従業員 | 最終スケジュール、当日の動き、緊急連絡先 |
まずは自社の状況を確認したい方へ オフィス移転では、ゾーニング・業者選定・什器発注・原状回復まで、並行して動くタスクが多くあります。 RIKEN TOKYOでは「オフィス移転チェックリスト2026」をご用意しており、社内告知のタイミングを検討する際の全体スケジュール確認にもご活用いただけます。 オフィス移転チェックリスト2026を確認する
労務手続きに関する届出（通勤手当の変更、社会保険の住所変更など）は、社内告知とは別に、労務担当窓口や公的機関の情報もあわせてご確認ください。
RIKEN TOKYOでは、オフィス移転のスケジュール設計から、社内告知に使える資料づくりの相談まで対応しています。 オフィス環境とIT環境をまとめて相談できるため、告知内容に「働き方の変化」を具体的に盛り込みやすい点が特長です。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| スケジュール設計 | 物件選定から移転までの全体工程表の作成支援 |
| 告知資料の相談 | 移転理由・レイアウト変更を伝える資料構成の相談 |
| 働き方の説明 | ABW・フリーアドレス導入時の運用ルール整理 |
| 移転後のフォロー | 移転後アンケートを踏まえたレイアウト・運用の見直し |
移転先のオフィスを実際に見てから従業員へ説明したい場合は、RIKEN TOKYOのオフィスツアーで、ABWを前提としたライブオフィスの運用実態を確認いただくことも可能です。
オフィス移転の社内告知で押さえるべきポイントを整理します。
オフィス移転の進め方や社内告知でお悩みの方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。 現状の困りごとを伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。
意思決定後、できるだけ早い段階での告知が望まれます。まずは経営層・管理職へ先行共有し、移転希望日の3〜4ヶ月前を目安に全社告知を行うのが一般的です。
経営層・管理職への先行共有は一般的な進め方です。ただし、対象者以外に情報が漏れると不公平感につながるため、共有範囲と伝える内容を事前にすり合わせておくことが重要です。
相談可能です。移転スケジュールやレイアウト変更の内容を踏まえて、社内告知資料に盛り込む要素を整理するお手伝いができます。
反発の背景（通勤時間の変化、座席への不安など）を個別にヒアリングし、可能な範囲で対応策を検討することが基本です。移転前にオフィスツアーで新しい働き方を体感してもらうことも、納得感の形成に役立ちます。
