RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案でオフィス移転では、物件やレイアウトに目が向きがちです。しかし、移転当日に「ネットが開通していない」「代表電話がつながらない」というトラブルは珍しくありません。結論からお伝えすると、オフィス移転のIT準備は移転日の3〜6ヶ月前に棚卸しを始め、回線の申込を最優先に進めるのが現実的です。この記事では、情シス不在・兼任の中小企業でも迷わないよう、ネットワーク・電話・PC・複合機・セキュリティの準備を時期別に解説します。
オフィス移転のIT準備とは、新オフィスで初日から業務ができるよう、通信・端末・データ・セキュリティを移す作業です。 内装や引越しとは別の専門領域のため、担当者が抜けやすい点に注意が必要です。
対象になる主な項目は次のとおりです。
| 区分 | 主な項目 | 担当になりやすい部署 |
|---|---|---|
| 通信 | インターネット回線、Wi-Fi、LAN配線 | 総務・情シス兼任者 |
| 電話 | 固定電話番号、ビジネスフォン、FAX | 総務 |
| 端末 | PC、プリンター、複合機、会議室機器 | 総務・各部署 |
| データ | ファイルサーバー、NAS、バックアップ | 情シス兼任者 |
| セキュリティ | UTM、入退室管理、旧機器のデータ消去 | 情シス兼任者・管理部門 |
UTM（統合脅威管理）とは、ファイアウォールやウイルス対策などを1台にまとめたネットワーク機器のことです。
内装業者・引越し業者・通信事業者・ITベンダーが別々だと、各社の間にある作業が「誰の担当でもない」状態になりがちです。 これが、移転当日のITトラブルの多くの原因です。
よくある失敗は、物件や内装を先に決め、IT周りを「引越しの直前に考えればいい」と後回しにすることです。 回線工事や配線は、内装工事の後からでは手戻りが大きくなります。
光回線は、申込から開通まで一定の期間がかかります。 ビル側の引き込み設備の状況や工事日程によっては、さらに時間が必要です。 ビルの管理会社への確認と回線の申込は、物件の契約が見えた段階で始めるのが安全です。
固定電話は、移転先によって同じ番号を使えない場合があります。 NTT東日本は、ロケーションポータビリティにより同じ番号を使えるエリアが広がった一方、市外局番が異なる場合や技術的制約で継続できないこともあると案内しています。 番号が変わると、名刺・Webサイト・請求書・取引先への案内まで影響します。 番号継続の可否は、移転先住所をもとに早めに確認してください。
フリーアドレスやABWを取り入れると、席の位置が固定されません。 ABW（Activity Based Working）とは、業務内容に合わせて働く場所を選ぶ働き方のことです。 コンセントや有線LAN、Wi-Fiのアクセスポイントを固定席前提で設計すると、使いにくいオフィスになります。 レイアウトとネットワーク設計は、同じタイミングで決めることが重要です。
PCのストレージや複合機のHDDには、顧客情報や社内資料が残っている場合があります。 個人情報保護委員会のガイドラインでも、個人データを扱う機器や電子媒体の廃棄時の安全管理措置が求められています。 処分・リース返却の前に、データ消去の方法と証明書の有無を確認しましょう。
RIKEN TOKYOの視点
RIKEN TOKYO自身も、東京支店をWeWork丸の内へ移転し、ABWとペーパーレスを実践しています。
IT準備は、移転日から逆算して5つの時期に分けると抜け漏れを防げます。 特に「回線」と「配線」は、早い段階で手を付けることがポイントです。
以下は、従業員30〜100名規模のオフィスを想定した目安です。 物件の条件や移転規模によって前後します。
| 時期 | やること | ポイント |
|---|---|---|
| 6〜4ヶ月前 | IT資産と契約の棚卸し | PC台数、回線・電話・複合機・保守契約の更新時期を一覧にする |
| 4〜3ヶ月前 | 回線・電話の申込、番号継続の確認 | 物件が決まったらすぐ着手。ビル管理会社に引き込み状況を確認 |
| 3〜2ヶ月前 | ネットワーク・電源・電話の設計 | レイアウト図と合わせてLAN、Wi-Fi、コンセント位置を決める |
| 2〜1ヶ月前 | 配線工事・機器手配・データ移行計画 | 内装工事と工程を合わせる。移行前にバックアップを取得 |
| 移転当日〜1週間後 | 機器設置・動作確認・旧機器の処分 | 全席でネット・電話・印刷をテスト。データ消去を確認 |
まずは、今のIT環境を一覧にすることから始めます。 台数や契約内容が分からないままでは、見積も工程も組めません。
棚卸しでは、次の項目を整理します。
回線と電話は、移転準備の中で最もリードタイムが読みにくい項目です。 物件の契約が固まった段階で、通信事業者とビル管理会社に確認を始めます。
移転を機に、ビジネスフォンからクラウドPBXへ切り替える選択肢もあります。 クラウドPBXとは、電話交換機の機能をクラウド上で提供し、スマートフォンでも会社の番号を使える仕組みです。 主装置の移設費用やテレワークの有無と合わせて比較すると判断しやすくなります。
レイアウトが決まる時期に、LAN・Wi-Fi・電源・電話の位置も確定させます。 フリーアドレスを導入する場合は、Wi-Fiの接続台数や会議室の映像機器も考慮します。
RIKEN TOKYOのWork Designでは、レイアウト設計とICT環境を分けずに検討しています。
社内にファイルサーバーがある場合、移転は運用を見直す好機です。 物理サーバーを運ぶ代わりに、SharePointやOneDriveへ移行する企業も増えています。
IPAの中小企業の情報セキュリティ対策ガイドラインは、2026年の第4.0版で「バックアップを取ろう！」を基本の6か条に加えました。 機器の移設中は、落下や故障のリスクが高まります。 移転前には必ずバックアップを取得し、復元できるかまで確認しておきましょう。
移転準備の抜け漏れを確認したい方へ
オフィス移転は、物件・内装・IT・手続きなど確認項目が多岐にわたります。
RIKEN TOKYOでは、時期別のやることを整理できる「オフィス移転チェックリスト2026」をご用意しています。
オフィス移転チェックリスト2026をダウンロードする
移転当日は、業務開始前に全席で通信と印刷をテストします。 初日に問い合わせが集中しないよう、確認項目を事前に決めておくと安心です。
オフィス移転は、古くなったIT環境をまとめて見直せる数少ない機会です。 今の環境をそのまま運ぶだけでは、移転費用をかけても働き方は変わりません。
移転と同時に検討したい見直しポイントは次のとおりです。
| 見直し項目 | 移転前に多い状態 | 移転を機にした改善例 |
|---|---|---|
| ファイル共有 | 社内のファイルサーバーやNAS | Microsoft 365のSharePoint・OneDriveへ移行 |
| 電話 | 固定席のビジネスフォン | クラウドPBXでスマートフォンからも受発信 |
| 書類 | 紙の書類と大型キャビネット | ペーパーレス化で収納スペースを削減 |
| 複合機 | 部署ごとに台数が多い | 台数を集約し、スキャン・クラウド連携を活用 |
| セキュリティ | 古いルーターのみ | UTM導入と多要素認証で社外からのアクセスも保護 |
ファイルサーバーのクラウド化やアカウント管理については、RIKEN TOKYOのMicrosoft & DXでも支援内容をご紹介しています。 移転と同時に進めると、「新オフィスでは紙とサーバーを持たない」という方針を立てやすくなります。
ただし、すべてを同時に変えると現場の負担が大きくなります。 移転日に必須のものと、移転後に段階的に進めるものを分けて計画しましょう。
RIKEN TOKYOでは、オフィス移転の物件紹介から原状回復まで、ITを含めてワンストップで相談できます。 内装・什器とネットワーク・電話を分けずに進められるため、業者間の調整負担を減らせます。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| 現状整理 | IT資産・契約の棚卸し、移転スケジュールの作成 |
| オフィス設計 | レイアウト、ABW・フリーアドレス、家具・什器 |
| ICT・通信 | ネットワーク・LAN配線、電源工事、ビジネスフォン、複合機 |
| クラウド・セキュリティ | Microsoft 365への移行、UTM（FortiGate・SAXAなど）、バックアップ |
| 移転後 | 原状回復、旧機器の入れ替え、運用定着の支援 |
対応エリアは、東京都・神奈川県・千葉県・埼玉県の1都3県です。 導入の実例はRIKEN TOKYOの事例一覧でもご覧いただけます。
オフィス移転のIT準備で押さえるべきポイントを整理します。
移転のIT準備は、複数の業者に分けて依頼するほど調整が増えます。 RIKEN TOKYOなら、オフィスとITをまとめてご相談いただけます。 回線・配線・機器の入れ替え費用を把握したい方は、まずは概算見積をご依頼ください。
ABWやペーパーレスを取り入れた新オフィスのイメージを固めたい方は、実際のライブオフィスを見学できるオフィスツアーもご活用ください。
移転日の3〜6ヶ月前に始めるのが目安です。特にインターネット回線と電話は開通までに時間がかかる場合があるため、物件の契約が見えた段階で申込や確認を進めましょう。
移転先によって異なります。同じ番号を使えるエリアは広がっていますが、市外局番が変わる場合や技術的な制約がある場合は番号が変わることもあります。契約中の通信事業者に移転先住所を伝えて確認してください。
老朽化や保守期限が近い場合は、移転を機にクラウドへの移行を検討する価値があります。Microsoft 365のSharePointやOneDriveを使えば、サーバーの運搬や設置場所の確保が不要になります。
可能です。まずは機器・回線・契約の一覧を作り、通信・配線・内装の工程をまとめて管理できる相談先を決めると進めやすくなります。RIKEN TOKYOでは棚卸しの段階からご相談いただけます。
処分やリース返却の前に、内部のデータを確実に消去することが重要です。消去方法や消去証明書の発行可否を事前に確認し、個人情報を含むデータが残らないようにしましょう。
