RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案で地方に本社を置く企業が東京に拠点を出す場合、オフィス探しだけでなく、届出・回線・IT環境の準備を同時に進める必要があります。本社から離れた場所での準備になるため、「誰が現地を見るのか」「本社の情シスがどこまで管理できるのか」で迷う企業は少なくありません。結論からお伝えすると、東京拠点の準備は「拠点の役割を決める→オフィス形態を選ぶ→IT環境を本社とつなぐ設計をする」の順で進めると失敗しにくくなります。この記事では、地方企業が東京拠点を開設するときの準備の流れ、必要な届出、オフィスとIT環境の整え方、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。
東京拠点の準備で最初に決めるべきなのは、物件ではなく「拠点の役割」です。 役割によって、必要な広さ、オフィス形態、IT環境のレベルが大きく変わるためです。
東京拠点の役割は、主に次の4パターンに分かれます。
| 拠点の役割 | 想定人数 | 重視すること | 向いているオフィス形態 |
|---|---|---|---|
| 営業拠点（首都圏の顧客対応） | 1〜10名 | アクセス、来客対応、Web会議 | サービスオフィス、セットアップオフィス |
| 採用拠点（首都圏人材の確保） | 5〜20名 | 立地、働きやすさ、オフィスの印象 | セットアップオフィス、一般賃貸 |
| 本社機能の一部移管 | 20名以上 | 情報管理、会議室、長期の安定性 | 一般賃貸 |
| お試し進出（テストマーケティング） | 1〜3名 | 初期費用の低さ、撤退のしやすさ | サービスオフィス、コワーキング |
物件探しの前に、次の5点を社内で決めておきましょう。
特に5つ目は後回しにされがちです。 しかし、ここが曖昧なまま進むと、回線やパソコンの手配が拠点ごとにバラバラになり、後から統一するのに手間がかかります。
オフィス形態は「初期費用」「入居までの早さ」「自由度」のどれを優先するかで選びます。 最初から一般賃貸にこだわらず、拠点の役割と期間に合う形態を比較することが大切です。
| オフィス形態 | 初期費用 | 入居までの期間 | 内装・レイアウトの自由度 | 向いているケース |
|---|---|---|---|---|
| 一般賃貸 | 高い（保証金・内装工事・什器） | 長い | 高い | 長期利用、人数が多い、ブランドを表現したい |
| セットアップオフィス | 中程度 | 比較的短い | 中程度 | 早く入居したいが自社専用の空間がほしい |
| サービスオフィス・レンタルオフィス | 低い | 短い | 低い | 少人数、短期、お試し進出 |
| コワーキングスペース | 低い | 短い | 低い | 1〜2名の営業拠点、出張拠点 |
セットアップオフィスとは、内装や家具があらかじめ整った状態で貸し出される賃貸オフィスのことです。 一般賃貸より入居が早く、サービスオフィスより自社らしい空間をつくりやすい点が特長です。
注意したいのは、サービスオフィスやコワーキングでも、IT環境の準備が不要になるわけではないことです。 共用ネットワークをそのまま使う場合、自社の情報管理ルールに合っているかを確認する必要があります。
RIKEN TOKYOの視点 RIKEN TOKYOの東京支店は、WeWork丸の内（東京都千代田区丸の内）に拠点を構え、ABWやペーパーレスを実践しています。
地方から東京への拠点開設を検討している方へ サービスオフィスや最新の働き方は、図面や資料だけでは判断しにくいものです。 RIKEN TOKYOでは、丸の内のライブオフィスを実際に見学できるオフィスツアーをご案内しています。 東京拠点のイメージづくりにご活用ください。 RIKEN TOKYOのオフィスツアーに申し込む
一般賃貸で東京拠点を開設する場合、開設の6か月前を目安に準備を始めると余裕を持てます。 サービスオフィスなら期間を短縮できますが、IT環境の準備には一定の時間がかかります。
| 時期の目安 | やること |
|---|---|
| 6か月前 | 拠点の役割・人数・予算を決める。オフィス形態を比較する |
| 5〜4か月前 | 物件の内見・申込・契約。本社とのIT環境の方針を決める |
| 3〜2か月前 | レイアウト設計、内装・電源・LAN工事の計画。回線・電話を申し込む |
| 2〜1か月前 | 内装工事、什器の手配、パソコン・複合機・ネットワーク機器の準備 |
| 1か月前〜開設 | 回線開通、機器の設置と動作確認、アカウント発行、各種届出 |
| 開設後 | 運用状況の確認、本社との連携ルールの見直し |
本社から離れた場所での準備になるため、現地での立ち会いが必要な作業をまとめておくことがポイントです。 内見、工事の立ち会い、回線開通工事、機器設置などは、日程を集約できると出張の回数を減らせます。
回線の開通には、申込から数週間以上かかる場合があります。 建物側の工事が必要なケースもあるため、物件が決まったらすぐに申し込みましょう。
東京拠点の開設では、法務局・都税事務所・税務署・消防署などへの手続きが必要になる場合があります。 提出期限が短いものもあるため、開設日から逆算して準備しておきましょう。
| 手続き | 提出先 | 概要・期限の目安 |
|---|---|---|
| 支店設置の登記 | 本店所在地を管轄する法務局 | 会社法上の支店を置く場合に必要。2022年9月以降、支店所在地での登記は不要 |
| 法人設立・設置届出書 | 所管の都税事務所 | 都内に初めて事務所等を設置した場合。事業開始から15日以内 |
| 給与支払事務所等の開設届出書 | 所轄の税務署 | 東京拠点で給与の支払事務を行う場合。開設から1か月以内 |
| 防火対象物使用開始届出書 | 管轄の消防署 | 使用開始の7日前まで。間仕切り工事をする場合は工事計画の届出も必要 |
| 労働保険・社会保険関係 | 労働基準監督署・ハローワーク・年金事務所 | 東京で従業員を雇用する場合など。本社一括で扱えるかを確認 |
支店所在地での登記は、法務省の案内（商業登記規則等の改正）のとおり、2022年9月1日から廃止されています。 ただし、本店所在地での支店設置の登記は引き続き必要です。
都内に初めて事務所を置く場合は、東京都主税局の案内にある法人設立・設置届出書の提出が必要です。 給与支払事務所の届出については、国税庁の手続案内で確認できます。
テナントとして入居する場合の消防署への届出は、東京消防庁のよくある質問に整理されています。 サービスオフィスの場合は運営会社側で対応していることもあるため、契約時に確認しておきましょう。
※届出の要否や期限は、拠点の形態や従業員の雇用状況によって変わります。最終的な判断は、税理士・社会保険労務士・司法書士などの専門家にご確認ください。
東京拠点のIT環境は、「本社と同じルールで、本社から遠隔管理できる状態」を目標に設計します。 拠点ごとに独自の環境をつくると、本社の情シス担当者や兼任者の負担が大きくなるためです。
まず決めるのは、東京拠点と本社をどうつなぐかです。 社内のファイルサーバーや基幹システムを使う場合は、拠点間VPNの構築を検討します。
拠点間VPNとは、インターネット回線を使いながら、拠点同士を暗号化された通信でつなぐ仕組みです。 業務の多くがクラウド中心であれば、VPNを最小限にして、クラウドサービスへ直接つなぐ構成も選べます。
あわせて、東京拠点の出入口にUTMを置くかどうかも検討しましょう。 UTMとは、ファイアウォールやウイルス対策など複数のセキュリティ機能を1台にまとめた機器です。 少人数の拠点ほど対策が後回しになりやすいため、本社と同じ水準を保つことが重要です。
東京拠点の社員にも、本社と同じルールでアカウントとパソコンを用意します。 Microsoft 365を使っている場合は、Microsoft Entra ID（旧Azure AD）でアカウントを一元管理できます。
Microsoft Entra IDとは、Microsoft 365などのサービスへのログインを管理する認証の仕組みです。 さらにMicrosoft Intuneを使うと、パソコンやスマートフォンの設定・セキュリティを本社から遠隔で管理できます。
社内にADサーバーがあり、拠点からVPN経由でしか認証できない構成の場合は、東京拠点の開設をきっかけに認証基盤のクラウド化を検討する価値があります。
東京拠点の電話は、「東京の03番号を持つか」「本社と内線でつなぐか」を先に決めます。 東京の顧客との取引では、03番号があると問い合わせの心理的なハードルを下げやすくなります。
本社と内線でつなぎたい場合や、少人数で固定の席を持たない場合は、クラウドPBXが選択肢になります。 クラウドPBXとは、電話交換機の機能をクラウド上で提供する仕組みで、スマートフォンでも会社の番号で発着信できます。
複合機は、拠点の人数と印刷量に合わせて選びます。 少人数の拠点では、紙の書類を前提にしない運用に切り替えるよい機会です。
本社と同じ文書管理ルールで、ファイルをSharePointやOneDriveに保存する運用にしておくと、拠点間でのやりとりがスムーズになります。
東京拠点の準備でよくある失敗は、オフィスとITを別々の業者に任せて、現地での調整が本社担当者に集中してしまうことです。 距離があるぶん、小さな調整のたびに出張が発生し、開設が遅れる原因になります。
物件契約や内装工事を優先し、回線の申込が後回しになるケースです。 開設日にインターネットや電話が使えず、仮の回線で業務を始めることになります。
現地の担当者が家電量販店でルーターやパソコンを用意し、本社の管理外の環境ができるケースです。 セキュリティの抜け漏れにつながり、後から本社の基準に合わせ直す手間が発生します。
本社の情シス担当者が遠隔で対応できないトラブルが起きたとき、東京で駆けつけられる相談先がないケースです。 少人数の拠点ほど、ネットワークや複合機の不具合で業務が止まりやすくなります。
RIKEN TOKYOでは、東京拠点の開設に必要なオフィス環境とIT環境を、まとめてご相談いただけます。 本社が地方にあり、現地で調整できる担当者が少ない企業でも、窓口を一本化して準備を進められます。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| 拠点計画の整理 | 拠点の役割・人数・予算の整理、オフィス形態の比較 |
| オフィスづくり | 物件探しのご相談、レイアウト設計、内装、家具・什器、原状回復 |
| ネットワーク・電話 | 回線、LAN・電源工事、拠点間VPN、ビジネスフォン、クラウドPBX |
| セキュリティ | UTM（FortiGate、SAXA SSシリーズなど）、エンドポイント対策、バックアップ |
| Microsoft 365 | アカウント設計、Microsoft Entra ID・Microsoft Intuneによる管理、SharePointの整備 |
| ICT機器 | パソコン、複合機（RICOH IMシリーズなど）の導入 |
| 開設後の運用 | 東京近郊での保守対応、運用の見直し |
対応エリアは、東京都・神奈川県・千葉県・埼玉県の1都3県です。 オフィスづくりについてはWork Designのページ、IT環境についてはMicrosoft & DXのページで詳しくご紹介しています。 支援の実例はRIKEN TOKYOの導入事例一覧をご覧ください。
地方企業が東京に拠点を出すときのポイントを整理します。
東京拠点の開設を検討している方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。 拠点の役割や人数を伺ったうえで、オフィスとIT環境の準備をまとめてご提案します。 移転・開設の準備項目を整理したい方は、オフィス移転チェックリスト2026もあわせてご活用ください。
一般賃貸オフィスの場合は、開設の6か月前を目安に始めると余裕を持てます。サービスオフィスなら期間を短縮できますが、回線やパソコンの準備には数週間以上かかることがあるため、早めの計画が必要です。
必要です。拠点の規模が小さくても、本社のシステムやデータにアクセスする以上、対策の弱い拠点が攻撃の入口になるおそれがあります。UTMやエンドポイント対策、アカウント管理を本社と同じ水準にそろえることをおすすめします。
Microsoft 365を利用している場合は、Microsoft Entra IDでアカウントを、Microsoft Intuneでパソコンやスマートフォンを本社から一元管理できます。東京拠点の開設前に管理の仕組みを整えておくと、運用が楽になります。
都内に初めて事務所を設置する場合の都税事務所への届出などは、オフィス形態にかかわらず必要になるのが一般的です。消防署への届出は運営会社が対応している場合もあるため、契約時に確認し、詳細は専門家にご相談ください。
RIKEN TOKYOでは、オフィスのレイアウトや内装から、ネットワーク・電話・Microsoft 365・セキュリティまでまとめてご相談いただけます。窓口を一本化することで、本社から離れた場所でも調整の手間を減らせます。
