RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案でオフィスの複合機が古くなってきたけれど、「まだ使えるからもう少し様子を見よう」と先送りにしていませんか。 複合機のリース満了や故障のタイミングは、単なる機器の入れ替えにとどまらず、ペーパーレス化・セキュリティ強化・ネットワーク見直しを同時に進める絶好の機会です。 この記事では、複合機の更新タイミングの見極め方から、選定ポイント・費用感・手順まで、中小企業の総務・管理部門の担当者に向けてわかりやすく解説します。
複合機の更新タイミングは、「壊れてから」ではなく、計画的に判断することが重要です。 急な故障で代替機の手配が遅れると、業務が止まるリスクがあります。
| 判断軸 | 更新を検討すべき状態 |
|---|---|
| リース契約期間 | 満了（5〜6年）の6〜12ヶ月前 |
| 累積印刷枚数 | モノクロ機：30万〜50万枚 / カラー機：20万〜30万枚 |
| 保守部品の供給 | メーカーの部品保有期限が近づいている |
| 修理頻度 | 年に複数回の修理が発生している |
| セキュリティ | ファームウェアの更新サポートが終了している |
| 業務変化 | ペーパーレス化が進み、印刷ニーズが変わった |
リース満了のタイミングで「とりあえず再リース（再契約）」を選ぶ企業は少なくありません。 しかし再リースは短期的にコストを抑えられる一方で、故障リスクの増加・セキュリティサポート終了・最新機能の非対応といったリスクを抱えたまま使い続けることになります。 満了の6〜12ヶ月前から比較検討を始めると、余裕を持って選定できます。
複合機の更新を先延ばしすることで、以下のようなリスクが顕在化します。
複合機はネットワークに接続された「端末」です。 ファームウェアのアップデートが提供されなくなった機種は、不正アクセスや情報漏洩のリスクが高まります。 2024年以降、複合機を経由した社内ネットワークへの侵入事例も国内で報告されています。
部品保有期限を過ぎた機種は修理費が高騰し、修理対応自体が困難になるケースもあります。 「修理を繰り返して使い続けた結果、新機種を導入するより割高になった」という相談はRIKEN TOKYOでも多く聞かれます。
最新の複合機には、スキャンデータを自動でクラウドフォルダへ保存する機能や、AI文字認識（OCR）によるデータ化機能が標準搭載されるようになっています。 古い機種を使い続けることで、ペーパーレス化や業務効率化の機会を逃すことになります。
RIKEN TOKYOの視点 「複合機が古くなっていることは気づいていたが、何から動けばいいかわからなかった」というご相談をよくいただきます。RIKEN TOKYOでは、まず現状の機器構成と使用状況を確認したうえで、更新の優先度と進め方をご提案しています。機種選定だけでなく、ネットワークやセキュリティとの整合も含めて一緒に考えることが多いです。
複合機を選ぶ際は、スペックや価格だけでなく、自社の運用実態とオフィス環境に合った機種を選ぶことが重要です。
まず自社の実際の印刷枚数を確認しましょう。 ペーパーレス化が進んでいる場合、以前より枚数が減っていることも多く、オーバースペックの機種を選んでしまうと維持コストが上がります。
確認項目：
複合機の導入では、設置場所の電源・ネットワーク・床耐荷重を先に確認しておく必要があります。 特にフリーアドレスオフィスや移転後のオフィスでは、配線工事が別途必要になるケースがあります。
2026年現在、複合機に求められるセキュリティ機能の基準は上がっています。 最低限確認すべき項目は以下の通りです。
| セキュリティ機能 | 確認すべきこと |
|---|---|
| HDD暗号化 | 保存データが暗号化されているか |
| ユーザー認証 | ICカード・PINコード認証が使えるか |
| ファームウェア更新 | 定期的なアップデートが提供されているか |
| ネットワーク分離 | 社内LANのセグメント設計と整合しているか |
| データ消去 | リース返却時のHDD消去対応があるか |
機種のスペックだけでなく、故障時の対応速度・保守料金の体系・対応エリアも重要な選定基準です。 東京都内の中小企業の場合、翌営業日対応か当日対応かによって業務への影響が変わります。
複合機は設置して終わりではありません。 誰がどのフォルダにスキャンするか・クラウドとの連携設定・利用ルールを導入前に決めておかないと、現場で使いこなされないまま放置されるケースがあります。
概算費用を確認したい方へ 複合機の費用は、機種・リース期間・カウンター料金・設置工事の内容によって変わります。 予算申請や社内検討のために、まずは概算見積をご依頼ください。 スピードお見積りを依頼する
複合機の費用は「本体価格」だけで比較しても正確なコスト感は掴めません。 月々の維持費（カウンター料金・保守料金・用紙代）も含めてトータルで試算することが重要です。
| 方式 | 概要 | 向いている企業 |
|---|---|---|
| リース | 月額定額で一定期間使用。初期費用を抑えられる | 初期コストを分散させたい中小企業 |
| 購入 | 初期費用が高いが長期保有でコストが下がる | 長期安定利用が見込める場合 |
| レンタル | 短期利用に向く。保守込みが多い | 短期プロジェクト・スモールスタート |
| 費用項目 | 内容 |
|---|---|
| 本体リース料 | 機種・期間により異なる（月額ベース） |
| カウンター料金 | 印刷1枚あたりの料金（モノクロ・カラー別） |
| 保守料金 | 定期メンテナンス・消耗品補充の費用 |
| 設置工事費 | 電源・ネットワーク工事が必要な場合 |
| 旧機器のリース残債 | 途中解約する場合に残債が発生することがある |
複合機の更新は、以下の順番で進めると失敗しにくくなります。
RIKEN TOKYOでは、複合機の更新・入れ替えに関する相談から選定・設置・運用まで支援しています。 東京都・神奈川県・千葉県・埼玉県の中小企業を対象に、複合機の選定だけでなく、ネットワーク工事・セキュリティ設定・ペーパーレス化支援まで一括で対応できる点が特長です。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| 現状整理 | 現在の機器・リース状況・印刷用途の確認 |
| 機種選定 | 用途・予算・セキュリティ要件に合わせた提案（RICOH IMシリーズなど） |
| 見積 | リース料・カウンター料金・工事費の概算見積 |
| 設置・工事 | 電源工事・ネットワーク接続・ドライバー設定 |
| 旧機器対応 | リース返却・HDD消去手続きのサポート |
| 運用支援 | ペーパーレス化・クラウド連携設定・操作案内 |
特に「情シス担当者がいない」「総務担当者が兼任でICTに不慣れ」という中小企業でも進めやすいよう、段階的に支援します。
RIKEN TOKYOの取り扱い複合機には、RICOH IMシリーズが含まれます。機種の詳細は個別にご相談ください。
複合機の更新・入れ替えで押さえるべきポイントを整理します。
複合機の更新・入れ替えでお悩みの方は、まずは概算見積からご相談ください。 現在の機器状況や用途を伺ったうえで、自社に合った進め方をご提案します。
リース会社から定期的に送付される「リース料金の請求書」または「リース契約書」に満了時期が記載されています。不明な場合はリース会社に問い合わせるか、導入時の契約書類を確認してください。RIKEN TOKYOでも現状確認からサポートできます。
リース途中の解約は、残リース残債の一括支払いが発生するのが一般的です。ただし、新機種への切り替えと合わせて残債を処理する方法や、メーカーのキャンペーンを活用する方法もあります。状況によって対応が異なるため、まずはご相談ください。
進められます。RIKEN TOKYOでは、機種選定・設置工事・ネットワーク設定・操作案内まで一括してサポートします。情シス担当者が不在・兼任の中小企業でも安心して進められるよう、段階的にご支援します。
相談できます。複合機の更新タイミングは、クラウドストレージとの連携設定・スキャンワークフローの見直しを同時に進める良い機会です。RIKEN TOKYOでは、Microsoft 365との連携設定なども合わせてご提案しています。
可能です。機種や施工範囲がある程度決まっていなくても、現状をお聞きした上で概算見積をお出しします。スピードお見積りフォームからお気軽にご相談ください。
