生成AI（Copilot）の業務活用、何から始める？中小企業向けの進め方

生成AI（Copilot）を使ってみたいが、何から手をつければよいかわからない――そんな中小企業の経営者・情シス担当者は少なくありません。結論からお伝えすると、Copilotの業務活用は「全社一斉導入」ではなく「少人数・特定業務からのスモールスタート」が現実的です。この記事では、Microsoft 365 Copilotの基本、始め方の手順、よくある失敗、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。

この記事の結論

Copilotは、Word・Excel・Outlook・TeamsといったMicrosoft 365アプリの中でそのまま使える生成AIアシスタントです。
中小企業では、少人数・特定業務からのスモールスタートで始めると失敗しにくくなります。
RIKEN TOKYOでは、ライセンス選定から社内定着までを一貫して支援できます。

生成AI（Copilot）とは？

Copilotとは、Word・Excel・PowerPoint・Outlook・TeamsなどMicrosoft 365の各アプリに組み込まれた生成AIアシスタントのことです。チャット画面を別途開くのではなく、普段使っているアプリの中で「要約して」「下書きを作って」といった自然な言葉で指示を出せる点が特長です。

ChatGPTなど他の生成AIとの違い

項目	Microsoft 365 Copilot	汎用の生成AIチャット
目的	社内データを踏まえた業務支援	一般的な質問応答・文章生成
参照データ	自社のメール・ファイル・チャット履歴	ユーザーが入力した情報のみ
利用場所	Word・Excel・Outlook・Teamsなど普段のアプリ内	専用のチャット画面
セキュリティ	Microsoft 365のアクセス権限を継承	サービスごとに個別設定が必要

Copilotは、社内のSharePointやOneDrive、Outlook、Teamsのデータを横断的に参照しながら文章作成や要約を行える点が、汎用の生成AIチャットとの大きな違いです。

なぜ今、中小企業でも検討が必要なのか

Copilotは以前まで大企業向けの位置づけでしたが、現在はMicrosoft 365 Business Basic／Standard／Premiumといった中小企業向けプランにもアドオンできるようになっています。特に、メール処理や議事録作成、資料作成に時間を取られている企業ほど、時短効果を実感しやすい傾向があります。

Copilotの活用が向いている業務の目安

メールの処理量が多い（1日50通以上など）
Teams会議が多く、議事録作成に時間がかかっている
提案書・報告書・プレゼン資料を定期的に作成している
過去のファイルやチャット履歴を探す時間が多い

上記に複数当てはまる企業ほど、Copilotの効果を実感しやすいといえます。

Copilot活用でよくある失敗

Copilot導入でよくある失敗は、目的を決めないまま全社に一斉導入してしまうことです。この進め方では、一部の人しか使わないまま費用だけが積み上がる状態になりがちです。

失敗例1：全員に配布したが、誰も使い方を知らない

ライセンスだけを配って終わりにすると、多くの社員は「何をどう指示すればよいか」がわからず、結局メールとTeamsだけの利用に戻ってしまいます。

失敗例2：目的が「AIを入れること」になっている

「議事録作成を月◯時間削減する」のような具体的な目的がないまま導入すると、効果測定ができず、社内での評価も曖昧になります。

RIKEN TOKYOの視点 RIKEN TOKYOの東京支店自身も、WeWork丸の内への移転を機にペーパーレスやABWを実践してきました。ツールは「入れること」がゴールではなく、日々の業務にどう定着させるかが本質だと考えています。Copilotについても、まずは自社の業務課題を整理したうえで、対象業務・対象人数を絞ってご提案しています。

Copilotを進める手順

Copilotの活用は、次の順番で進めると失敗しにくくなります。いきなり全社配布するのではなく、対象を絞って小さく試すことが重要です。

現状の業務課題を整理する（メール量・会議数・資料作成の頻度など）
対象部署・対象者を少人数に絞る（役員や特定チームなど）
具体的なユースケースを1〜2個決める（議事録要約、メール下書きなど）
前提となるMicrosoft 365ライセンスとCopilotのアドオンを確認する
利用状況を確認しながら、対象範囲を段階的に広げる

まずは自社の状況を確認したい方へ Microsoft 365を導入済みでも、メールとTeams以外を使えていない企業は少なくありません。 RIKEN TOKYOでは、活用状況を整理できる「Microsoft 365 活用度チェック」をご用意しています。 Microsoft 365 活用度チェックを確認する

導入前に確認しておきたいポイント

Copilotは、Microsoft 365に設定されたアクセス権限やセキュリティ設定を引き継いで動作します。そのため、導入前にファイルやフォルダの共有範囲を見直しておくことが欠かせません。

判断項目	確認すべきこと	失敗しやすい状態
前提ライセンス	Business Standard以上か等、対象プランを満たしているか	前提ライセンスを確認せずアドオンを検討している
アクセス権限	共有フォルダや機密情報の公開範囲が適切か	社内全員が閲覧できる状態のファイルが放置されている
対象業務	どの業務・部署から始めるかが決まっているか	「とりあえず全員に」導入しようとしている
効果測定	時短時間や活用率をどう確認するか決まっているか	導入後の効果を確認する仕組みがない

RIKEN TOKYOが支援できること

RIKEN TOKYOでは、Copilotを含むMicrosoft 365の活用に関する相談から、ライセンス選定・導入・社内定着まで支援しています。オフィス環境とIT環境を分けずに、業務の実態に合わせて相談できる点が特長です。

支援内容	具体例
現状整理	メール量・会議数・資料作成頻度などの業務棚卸し
ライセンス選定	既存のMicrosoft 365プランに合わせたアドオン提案
セキュリティ確認	Entra ID・Intune・Defenderによるアクセス権限の見直し
導入・運用	対象部署の絞り込み、活用状況のフォローアップ

何から始めるべきか迷っている方へ ツール選定の前に、まずは業務課題と優先順位を整理することが大切です。 RIKEN TOKYOでは、現状の困りごとを伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。無料相談をする

まとめ

Copilotの業務活用で押さえるべきポイントを整理します。

Copilotは、普段使うMicrosoft 365アプリの中でそのまま使える生成AIアシスタント
全社一斉導入ではなく、少人数・特定業務からのスモールスタートが現実的
導入前にアクセス権限とセキュリティ設定の見直しが欠かせない
RIKEN TOKYOでは、現状整理からライセンス選定・社内定着まで相談できる

Copilotの活用でお悩みの方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。現状の困りごとを伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。

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よくある質問（FAQ）

Q. Copilotは何から始めるべきですか？

まずは自社の業務課題（メール量・会議数・資料作成の頻度など）を整理し、少人数・特定業務から試すのがおすすめです。全社一斉導入は、目的が曖昧なまま費用だけが積み上がりやすくなります。

Q. Microsoft 365を導入済みでも、Copilot活用の相談はできますか？

相談できます。RIKEN TOKYOでは、Microsoft 365をすでに導入している企業に対して、活用度の確認からCopilotの追加検討まで段階的に支援します。

Q. 情シス担当者がいなくても導入できますか？

導入できます。ただし、アクセス権限やセキュリティ設定の見直しが必要になるため、情シス不在・兼任の企業ほど、外部の支援を受けながら進めることをおすすめします。

Q. Copilotを使うには追加のツールが必要ですか？

追加のツールは基本的に不要です。ただし、Copilotは前提となるMicrosoft 365ライセンスへのアドオンとなるため、現在契約中のプランが対象かどうかの確認が必要です。

Q. 見積だけでも依頼できますか？

可能です。導入したいライセンスの範囲がある程度決まっている場合は、スピードお見積りフォームからご相談ください。

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お客様の「働く」を一緒につくっていきます。