RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案でインボイス制度と電子帳簿保存法、どちらも「対応済み」のつもりでいても、実は請求書のやり取りが紙とデータで混在したままの中小企業は少なくありません。結論からお伝えすると、複合機とクラウドサービスを組み合わせて請求書の受領から保存までを一本化することが、実務対応を無理なく進める現実的な方法です。この記事では、インボイス制度と電子帳簿保存法の基本、複合機・クラウドでの対応の進め方、よくある失敗、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。
インボイス制度と電子帳簿保存法は、名前が似ているため混同されがちですが、目的も保存ルールも異なる制度です。まずは違いを正しく理解することが対応の第一歩になります。
| 項目 | インボイス制度 | 電子帳簿保存法 |
|---|---|---|
| 目的 | 消費税の仕入税額控除の要件を明確にする | 国税関係帳簿書類の電子保存ルールを定める |
| 対象 | 適格請求書(インボイス)の発行・受領 | 帳簿・書類・電子取引データ全般 |
| 影響が大きい業務 | 請求書の記載事項・登録番号の確認 | メールやクラウドで受領した請求書等の保存方法 |
| 失敗しやすい点 | 登録番号や税率の記載漏れに気づかない | 電子データを紙に出力しただけで保存した気になる |
特に注意したいのは、メールやクラウドサービスで受け取った請求書・領収書などの電子データは、電子帳簿保存法により紙に印刷して保存するだけでは要件を満たさないという点です。詳しい保存要件は、国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイトで確認できます。
インボイス制度は2023年10月に始まりましたが、中小企業にとって影響が大きい変化はここからも続きます。免税事業者から課税事業者に転換した事業者向けの2割特例は、2026年9月30日を含む課税期間をもって適用が終了する見込みです。特例終了後の消費税計算や申告方法は事業者ごとに異なるため、具体的な対応は税理士への確認をおすすめします。
一方、電子帳簿保存法は2024年1月から電子取引データの電子保存が原則義務化されており、相当の理由がある場合のみ猶予措置の対象となります。つまり、制度が始まった直後の対応だけでなく、日々の請求書処理の仕組みそのものを見直すタイミングが来ているといえます。
RIKEN TOKYOの視点
RIKEN TOKYO自身もWeWork丸の内への移転を機に、複合機の帳票電子化機能とMicrosoft 365のクラウド保存を組み合わせ、紙の請求書・領収書を最小限にする運用へ切り替えました。実際に運用してみると、書類を探す時間の削減だけでなく、テレワーク時でも経理処理が止まらない点がメリットとして大きいと感じています。
複合機やクラウドサービスを導入しても、運用ルールが曖昧なままだと以下のような失敗が起こりがちです。
メール添付の請求書はPCのダウンロードフォルダ、紙の請求書はスキャンしてファイルサーバー、と保存場所が担当者ごとに異なると、検索要件を満たせず税務調査で提示を求められた際に慌てることになります。
複合機にはスキャンしたデータをフォルダやクラウドへ自動振り分けする機能を備えた機種もありますが、その機能を使わず紙で印刷・保管を続けているケースが見られます。
何から始めるべきか迷っている方へ
インボイス制度・電子帳簿保存法への対応は、複合機やクラウドサービスの選定だけでなく、社内の運用ルール整備までセットで考える必要があります。
RIKEN TOKYOでは、現状の請求書処理の流れを伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。
無料相談をする
請求書のインボイス対応・電子保存対応は、次の順番で進めると失敗しにくくなります。
以下は、判断に迷いやすいポイントをまとめた確認表です。
| 判断項目 | 確認すべきこと | 失敗しやすい状態 |
|---|---|---|
| 受領方法 | 紙・メール・クラウド経由のどれで受け取っているか | 部署ごとに受領方法がバラバラで把握できていない |
| 保存先 | 電子データの保存先が1か所に統一されているか | 担当者のPC内やUSBメモリに個別保存している |
| 検索性 | 日付・金額・取引先で検索できる状態か | ファイル名や索引簿が整備されていない |
| 運用ルール | 誰が・いつ・どう保存するか明文化されているか | 担当者の退職時に運用が引き継がれない |
チェックリストとしても活用できます。
RIKEN TOKYOでは、インボイス制度・電子帳簿保存法への対応を、複合機の選定からクラウド環境の設計まで分けずに相談できる点が特長です。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| 現状整理 | 請求書の受領方法・保存方法の棚卸し |
| 機器選定 | RICOH IMシリーズなど帳票電子化に対応した複合機のご提案 |
| クラウド設計 | Microsoft 365(SharePoint・OneDrive)を使った保存先・権限設計 |
| 運用定着 | 社内ルールの整理、情シス不在の企業向けの運用サポート |
複合機の入れ替えを具体的に検討している場合は、概算費用をスピード見積で確認いただくこともできます。Microsoft 365の活用状況に不安がある方は、資料一覧ページから活用度チェックもあわせてご確認ください。
インボイス制度と電子帳簿保存法への対応で押さえておきたいポイントを整理します。
請求書のインボイス対応・電子保存対応でお悩みの方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。現状の運用を伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。
まずは請求書の受領方法(紙・メール・クラウド)を洗い出し、電子データの保存ルールを整理することから始めるのが現実的です。インボイス制度の記載事項確認は、この整理と並行して進められます。
既存の複合機やクラウドサービスの組み合わせ方によっては、大きな入れ替えをせずに対応できる場合もあります。まずは現状の運用を確認したうえでご提案します。
相談できます。RIKEN TOKYOでは、情シス不在・兼任の中小企業でも進めやすいように、現状整理から機器選定・クラウド設計・運用定着まで段階的に支援します。
猶予措置は「相当の理由」があると認められる場合に限られ、税務調査時にはダウンロードの求めに応じられる状態にしておく必要があります。詳細は国税庁の電子帳簿等保存制度特設サイト、またはインボイス制度についてはインボイス制度特設サイトをご確認のうえ、税理士にもご相談ください。
