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Microsoft 365を使いこなす方法｜中小企業の活用術を解説

Microsoft 365を導入したものの、実際に使っているのはメールとTeamsのチャットだけ、という中小企業は少なくありません。

結論からお伝えすると、Microsoft 365は「導入すること」ではなく「使いこなすこと」で初めて効果が出るサービスです。

この記事では、Microsoft 365を活用しきれない原因、よくある失敗例、活用度を上げる進め方、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。

この記事の結論

• Microsoft 365は、契約しただけでは効果が出ず、活用設計をして初めて業務効率化につながります。
• 中小企業では、まず「今どのアプリをどこまで使えているか」を棚卸しすることから始めるのが現実的です。
• RIKEN TOKYOでは、Microsoft 365の活用度チェックから、設計・セキュリティ強化・運用定着まで一貫して支援できます。

Microsoft 365の活用度が上がらないのはなぜか？

Microsoft 365の活用度が上がらない主な理由は、導入時に「どう使うか」まで設計していないことです。

契約プランにSharePointやOneDrive、Entra ID、Intuneといった機能が含まれていても、使い方を決めていなければ現場には広がりません。

メールとTeamsだけで終わっている企業の共通点

項目	活用できていない企業	活用できている企業
目的	「Microsoft 365を導入すること」が目的になっている	業務課題を解決する手段として使っている
情報共有	メール添付とチャットのみ	SharePoint・OneDrive中心
会議	対面前提でTeamsは通話のみ	議事録・タスク管理まで一体化
管理	ライセンスの内容を把握していない	定期的に利用状況を見直している

Microsoft 365の活用が必要になる背景

中小企業でMicrosoft 365の活用が求められる背景には、情シス不在・兼任という構造的な課題があります。

専任の情報システム担当者がいない企業では、導入後の設定や社内展開まで手が回らず、結果的に一部の機能しか使われないまま契約だけが続く状態になりがちです。

また、働き方の多様化により、社外からの安全なファイルアクセスや、複数拠点間での情報共有の必要性も高まっています。

Microsoft 365には本来これらに対応する機能が備わっているため、活用できていないこと自体が機会損失になっている状態です。

Microsoft 365でよくある失敗例

Microsoft 365でよくある失敗は、機能を知らないまま契約プランだけを更新し続けてしまうことです。

この状態では、ライセンス費用に見合った効果が得られません。

失敗例1：ライセンスの過不足に気づいていない

部署ごとに必要な機能が違うにもかかわらず、全員に同じライセンスを割り当てているケースがあります。

その結果、一部の社員は使わない機能分の費用を払い続け、逆に必要な機能が足りない社員も出てきます。

失敗例2：セキュリティ機能を有効化していない

Microsoft 365には多要素認証やMicrosoft Defenderなど、標準で使えるセキュリティ機能が含まれています。

しかし、初期設定のまま運用され、これらの機能が有効化されていない企業も見られます。

RIKEN TOKYOの視点 

RIKEN TOKYO自身もWeWork丸の内への移転を機に、ペーパーレスとABW（アクティビティ・ベースド・ワーキング）を進める中で、Microsoft 365の活用範囲を段階的に広げてきました。

お客様への提案でも、いきなり全機能の導入を勧めるのではなく、現状の利用状況を確認したうえで、優先度の高い機能から広げる進め方をご案内しています。

Microsoft 365の活用度を上げる進め方

Microsoft 365の活用度は、次の順番で進めると無理なく上げられます。 いきなり新機能を全社導入するのではなく、現状把握から始めることが重要です。

1. 現在契約しているライセンスと利用状況を確認する
2. 部署・業務ごとに「使えていない機能」を洗い出す
3. 優先度の高い機能（SharePoint、OneDrive、Teamsのタスク管理など）から試験導入する
4. Entra IDやIntune、Defenderでセキュリティ設定を見直す
5. 定着状況を確認し、次に広げる機能を決める

まずは自社の状況を確認したい方へ 

Microsoft 365を導入済みでも、メールとTeams以外を使えていない企業は少なくありません。

RIKEN TOKYOでは、活用状況を整理できる「Microsoft 365 活用度チェック」をご用意しています。 

Microsoft 365 活用度チェックを確認する

RIKEN TOKYOが支援できること

RIKEN TOKYOでは、Microsoft 365の活用度チェックから、設計・セキュリティ強化・運用定着まで支援しています。

オフィス環境とIT環境を分けずに、業務全体を見ながら相談できる点が特長です。

支援内容	具体例
現状整理	ライセンス内容・利用状況の棚卸し
設計	SharePoint・OneDrive・Teamsの使い分け設計
セキュリティ強化	Entra ID・Intune・Defenderの設定見直し
運用定着	社内展開・利用ルールづくり・見直し提案

詳しい支援範囲は、Microsoft & DXページでもご確認いただけます。

また、情シス不在の中小企業がどのように課題を整理すればよいかは、課題から探すページもあわせてご参照ください。

まとめ

Microsoft 365の活用で押さえるべきポイントを整理します。

1. Microsoft 365は導入して終わりではなく、活用設計をして初めて効果が出る
2. 現状のライセンス・利用状況を把握しないまま進めると、費用に見合った効果が得られない
3. 中小企業では、優先度の高い機能から段階的に広げるのが現実的
4. RIKEN TOKYOでは、活用度チェックから設計・セキュリティ強化・運用定着まで相談できる

Microsoft 365を導入済みでも活用しきれていないとお感じの方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。

現状の利用状況を伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。

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よくある質問（FAQ）

Q. Microsoft 365を導入済みでも相談できますか？

相談できます。すでに契約しているライセンスの利用状況を確認したうえで、活用できていない機能や見直しポイントをご提案します。

Q. 情シス担当者がいなくても活用を進められますか？

進められます。RIKEN TOKYOでは、情シス不在・兼任の中小企業でも取り組みやすいように、現状整理から段階的に活用範囲を広げる進め方を支援しています。

Q. セキュリティ設定の見直しだけでも依頼できますか？

可能です。Entra IDやIntune、Microsoft Defenderの設定確認・見直しのみのご相談も承っています。まずは無料相談からお問い合わせください。

Q. ライセンスの見直しは費用がかかりますか？

現状の利用状況を伺うヒアリングやご相談自体は無料です。具体的な変更・導入作業が発生する場合は、内容に応じて概算見積をご案内します。