RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案でMicrosoft 365を導入したのに、実際に使っているのはメールとTeamsのチャットだけ——。このような状態の中小企業は少なくありません。結論からお伝えすると、Microsoft 365は部署ごとの具体的な使い方を決めるだけで、活用度を大きく引き上げられます。この記事では、SharePointやEntra ID、Intuneなどを含めた具体的な活用事例と、進め方の手順、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。
Microsoft 365の活用不足とは、契約しているライセンスの機能の多くが使われないまま放置されている状態のことです。
多くの企業では、Word・Excel・Outlook・Teamsのチャットまでは自然に定着します。一方で、SharePointによる情報共有、Entra IDによる認証管理、Intuneによる端末管理などは、導入後に手が回らず「そのうち使う」で止まっているケースが目立ちます。
| 活用レベル | 状態 | 主な機能 |
|---|---|---|
| レベル1 | メールとTeamsチャットのみ | Exchange Online、Teams(チャット) |
| レベル2 | ファイル共有まで活用 | OneDrive、Teams(会議) |
| レベル3 | 組織的な情報基盤として活用 | SharePoint、Entra ID、Intune |
| レベル4 | 業務効率化・DXまで活用 | Power Automate、Copilot等の生成AI機能 |
背景には、多くの中小企業に共通する構造的な理由があります。特に情シス担当者が不在・兼任の企業では、導入時の初期設定はできても、その先の活用設計まで手が回らないことが少なくありません。
中小企業のIT活用やセキュリティ対策の進め方については、公的機関の情報も参考になります。たとえばIPA(独立行政法人情報処理推進機構)の中小企業の情報セキュリティ対策ガイドラインでも、経営者が段階的に対策を進める重要性が示されています。
ここでは、Microsoft 365の各機能を実際の業務にどう当てはめられるか、部署別に具体例を紹介します。
RIKEN TOKYOの視点 RIKEN TOKYOでは、東京支店自身がWeWork丸の内への移転を機にペーパーレス化とABWを実践しており、Microsoft 365を「導入して終わり」にしない運用設計の重要性を実体験として理解しています。お客様への支援でも、契約直後の初期設定だけでなく、部署ごとの使い方定着までを含めてご提案しています。
まずは自社の状況を確認したい方へ Microsoft 365を導入済みでも、メールとTeams以外を使えていない企業は少なくありません。 RIKEN TOKYOでは、活用状況を整理できる「Microsoft 365 活用度チェック」をご用意しています。 Microsoft 365 活用度チェックを確認する
Microsoft 365の活用を広げようとする際、次のような失敗が起きやすくなります。
SharePoint・Entra ID・Intune・Power Automateを同時に導入しようとすると、社内の理解が追いつかず、結局使われない機能が増えてしまいます。まずは1〜2部署、1〜2機能から始めるほうが定着しやすくなります。
SharePointを有効化しても、「どのフォルダに何を置くか」のルールがないまま運用すると、以前よりファイルが探しにくくなることがあります。機能の有効化と運用ルールの整備は、必ずセットで進める必要があります。
Microsoft 365の活用度を上げるには、次の順番で進めると失敗しにくくなります。
RIKEN TOKYOでは、Microsoft 365に関する相談から設定・運用定着まで支援しています。オフィス環境の相談と合わせて、IT環境も分けずに相談できる点が特長です。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| 現状整理 | ライセンス・利用状況の棚卸し、活用度チェック |
| 設計 | 部署別の活用シーン設計、SharePoint構成設計 |
| セキュリティ | Entra ID・Intune・Defenderによる認証・端末管理 |
| 運用定着 | 利用ルール整備、社内向け説明会、継続的な見直し提案 |
Microsoft 365の活用不足で押さえるべきポイントを整理します。
Microsoft 365の活用でお悩みの方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。現状の利用状況を伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。
相談できます。RIKEN TOKYOでは、新規導入だけでなく、すでに契約済みのMicrosoft 365の活用度を上げたいというご相談にも対応しています。
活用できます。情シス不在・兼任の中小企業でも運用しやすいよう、設定の代行や運用ルールの整備までRIKEN TOKYOが支援します。
必要はありません。まずは1〜2部署で具体的な使い方を試し、効果を確認してから他部署へ展開する進め方をおすすめしています。
可能です。多要素認証の設定やアカウント権限の見直しなど、セキュリティ面のみのご相談も承っています。
