RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案で複合機はA社、ビジネスフォンはB社、インターネット回線はC社。このように、オフィスIT契約がバラバラになっている中小企業は少なくありません。 結論からお伝えすると、契約の一本化は「全部を一度に乗り換えること」ではありません。まず契約を棚卸しし、更新時期に合わせて窓口を寄せていくのが現実的です。 この記事では、契約がバラバラなまま放置するリスク、一本化のメリットと注意点、進め方の手順、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。
オフィスIT契約がバラバラとは、機器や回線ごとに契約先・契約期間・保守窓口が別々になっている状態です。 創業時や移転時に、その都度別の業者と契約してきた会社ほど、この状態になりやすい傾向があります。
典型的な例を表にまとめます。
| 契約の種類 | よくある契約先 | 主な契約形態 | 見落としやすい点 |
|---|---|---|---|
| 複合機 | 販売店・メーカー系 | リース＋保守（カウンター料金） | リース満了日と保守契約の終了日が別 |
| ビジネスフォン | 電話工事会社 | リース＋保守 | 主装置の老朽化・保守部品の供給状況 |
| 電話回線 | 通信事業者・代理店 | 月額契約 | FAX番号や代表番号がどの回線か不明 |
| インターネット回線 | 通信事業者・代理店 | 月額契約（最低利用期間あり） | 解約金の発生条件・更新月 |
| ルーター・UTM | 販売店・SIer | 購入またはリース＋保守 | ライセンス更新期限・管理者パスワード |
| PC・Microsoft 365 | 量販店・リセラー | 購入・サブスクリプション | 契約者アカウントが退職者のまま |
※UTM（統合脅威管理）とは、ファイアウォールやウイルス対策などの機能を1台にまとめたセキュリティ機器です。
契約がバラバラなままだと、トラブル時の対応と、コスト・更新の判断の両方で損をしやすくなります。 特に情シス担当者がいない、または総務が兼任している会社では影響が大きくなります。
「FAXが届かない」というトラブルひとつでも、原因は複合機・電話回線・ルーターのどれにもあり得ます。 契約先が別々だと、各社が「当社の範囲では問題ありません」と回答し、原因の切り分けが社内に残ります。 その間、業務が止まり、担当者は複数社への連絡に追われます。
複合機とビジネスフォンのリース満了日がずれていると、全体を見直すタイミングがなかなか来ません。 結果として、満了のたびに「同じ業者で再契約」が続き、条件を比較する機会を失いがちです。
なお、リース契約は原則として中途解約できません。 合意で解約する場合も、残りのリース料を支払う必要があります（参考：公益社団法人リース事業協会「小口リース取引に係るトラブルにご注意ください」）。 だからこそ、満了日を把握していないこと自体がリスクになります。
請求書が複数社から届くと、「オフィスIT全体で毎月いくら払っているか」を即答できなくなります。 使っていない回線のオプションや、台数の合わない保守契約が残っていても気づきにくくなります。
ネットワークの入口を誰が守っているのか、はっきりしない状態は危険です。 ルーターの管理者パスワードが初期設定のまま、UTMのライセンスが切れている、といったケースも起こります。 複合機もネットワークにつながる機器です。スキャンデータの保存先や管理者設定を含めて管理する必要があります。
契約書・管理者ID・保守窓口の連絡先が、前任者の頭の中やメールボックスにしかない会社は少なくありません。 担当者が退職すると、更新月も解約条件も誰もわからなくなります。
一本化の最大のメリットは、相談・保守・見直しの窓口が1つになり、オフィスIT全体を「管理できる状態」にできることです。 コスト削減はその結果として得られるものであり、目的ではありません。
| メリット | 具体的に変わること |
|---|---|
| 窓口が1つになる | 故障時に「どこに連絡すればよいか」で迷わない。原因の切り分けを任せられる |
| 契約の全体像が見える | 契約先・満了日・月額費用を一覧で把握できる |
| 更新時期をそろえやすい | 満了日を寄せていくことで、まとめて比較・見直しができる |
| 機器同士の相性を考慮できる | 複合機のFAX、電話、回線、ルーターをセットで設計できる |
| セキュリティの責任が明確になる | UTMやルーターの設定・更新を誰が見るかがはっきりする |
| 総務・兼任情シスの負担が減る | 複数社とのやり取りや請求書確認の手間が減る |
一本化にはデメリットもあります。事前に理解しておけば、多くは対策できます。 大切なのは「1社に任せきりにしない仕組み」を残しておくことです。
窓口を1社にまとめると、価格や提案内容を比較する機会が減ります。 見積は機器・保守・工事の内訳が分かる形で出してもらい、定期的に内容を確認しましょう。
前述のとおり、リースは原則として中途解約できません。 残期間がある契約は無理に切り替えず、満了のタイミングで順番に寄せていくのが基本です。
通信回線のように、通信事業者との契約自体は残るものもあります。 その場合でも、問い合わせや手配の窓口をまとめるだけで、運用の負担は大きく減ります。 どこまでを1社にまとめるのかを、最初に整理しておきましょう。
一本化は、契約の棚卸しから始めて、更新時期に合わせて段階的に進めると失敗しにくくなります。 いきなり業者を変えるのではなく、まず「今どうなっているか」を把握することが出発点です。
棚卸しの際は、次の項目を確認してみてください。
契約が複雑で、どこから手をつけるか迷っている方へ
複合機・電話・回線・セキュリティ機器の契約は、全体を並べてみるだけで見直しの優先順位が見えてきます。
RIKEN TOKYOでは、現在の契約状況や困りごとを伺ったうえで、無理のない一本化の進め方をご提案します。
オフィスIT契約の見直しを無料で相談する
一本化の相談先は「安さ」だけでなく、カバー範囲と導入後の対応で選ぶことが重要です。
| 判断項目 | 確認すべきこと | 失敗しやすい状態 |
|---|---|---|
| 対応範囲 | 複合機・電話・ネットワーク・セキュリティをまとめて見られるか | 結局、一部の機器は別業者のまま残る |
| 切り分け力 | トラブル時に原因の切り分けまで対応してくれるか | 窓口は1つでも、対応は機器ごとにバラバラ |
| 提案の透明性 | 見積に機器・保守・工事の内訳があるか | 月額の合計しか分からず比較できない |
| 移行計画 | リース満了日を踏まえた段階的な移行を提案してくれるか | 違約金や残債を考えずに一斉切替を勧められる |
| 対応エリア | 拠点まで訪問・工事に来てもらえるか | 遠方で、故障時の駆け付けに時間がかかる |
契約を見直すなら、複合機やビジネスフォンの更新時期と、オフィス移転のタイミングがおすすめです。 どちらも、機器・回線・工事をまとめて設計し直せるからです。
複合機やビジネスフォンのリース満了が近づいたら、単体の入れ替えではなく、周辺の契約もあわせて見直しましょう。 電話網はすでにIP網への移行が進んでいます。INSネットのディジタル通信モードは提供を終了し、現在は期間限定の補完策で提供されています。 ISDN回線でデータ通信を使い続けている場合は、更新を機に構成を見直すと安心です（参考：総務省「固定電話網の円滑な移行」、NTT東日本「固定電話（加入電話・INSネット）のIP網移行」）。
オフィス移転では、回線の手配、電話・ネットワーク工事、複合機の移設が同時に発生します。 ここで業者がバラバラだと、工事日程の調整だけで大きな負担になります。 移転を予定している場合は、内装や什器とあわせて、IT環境もまとめて計画するのが効率的です。
移転全体の段取りは、RIKEN TOKYOのオフィス移転チェックリスト2026で確認できます。 レイアウトや働き方を含めた支援内容は、Work Design（オフィス移転・リニューアル支援）をご覧ください。
RIKEN TOKYOでは、複合機・ビジネスフォン・ネットワーク・セキュリティを分けずに相談できます。 オフィス環境とIT環境をまとめて整えられる点が、一本化を進めるうえでの強みです。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| 現状整理 | 契約の棚卸し、満了日の整理、困りごとの優先順位づけ |
| 複合機 | RICOH IMシリーズの導入・入れ替え、FAX・スキャン環境の設計 |
| 電話 | ビジネスフォン、クラウドPBXの導入・更新 |
| ネットワーク | ネットワーク工事、VPN、ルーター・Wi-Fi環境の整備 |
| セキュリティ | FortiGate・SAXA SSシリーズなどのUTM、ESET・WithSecureなどのエンドポイント対策 |
| クラウド・端末 | Microsoft 365の導入・活用支援、PC・端末管理 |
| オフィス移転 | 物件紹介から内装・電源・電話・ネットワーク工事、原状回復まで |
対応エリアは東京都・神奈川県・千葉県・埼玉県の1都3県です。 導入事例はRIKEN TOKYOの事例一覧でご紹介しています。 クラウドや端末管理まで含めて見直したい場合は、Microsoft & DXの支援内容もあわせてご覧ください。
オフィスIT契約の一本化で押さえるべきポイントを整理します。
複合機やビジネスフォンの入れ替えが近い方は、まず概算費用を確認してみてください。 機器の台数や構成をお知らせいただければ、社内検討や予算申請に使える概算見積をご用意します。
契約の全体像がまだ整理できていない段階でも、ご相談いただけます。 現在の契約状況を伺い、どこから一本化すべきかを一緒に整理します。
条件によります。不要なオプションや重複した保守契約が見つかれば、削減につながることがあります。ただし、一本化の主な効果は窓口の集約と管理のしやすさです。見積は内訳を確認したうえで比較することをおすすめします。
進められます。リースは原則として中途解約できないため、残期間がある契約はそのまま使い、満了のタイミングで順番に切り替えるのが一般的です。まずは満了日を一覧にするところから始めましょう。
できます。むしろ情シス担当者がいない会社ほど、窓口を一本化するメリットが大きくなります。契約書や請求書をもとに棚卸しを進め、分からない部分は相談先と一緒に確認していけば問題ありません。
移転の予定があるなら、同時に見直すのがおすすめです。回線手配、電話・ネットワーク工事、複合機の移設をまとめて計画できるため、日程調整や工事の手戻りを減らせます。回線の開通には時間がかかる場合もあるため、移転が決まった段階で早めに相談を始めると安心です。
