RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案でSharePointで文書管理を始めるなら、保存場所・閲覧と編集の権限・版管理・運用責任者をセットで決めることが大切です。ファイルを移すだけでは、「最新版がわからない」「担当者しか探せない」という課題が残るためです。
基本の使い分けは、チームや部門が管理する文書をSharePoint、個人のメモや共有前の下書きをOneDriveに置くことです。ただし、複数人で作成する資料は、完成前からSharePointに置いて共同作業を進められます。
この記事では、情シス担当者が兼任の中小企業でも検討を進められるよう、ファイル管理の使い分けから、文書管理の設計例、段階的な移行、日々の運用ルールまで整理します。対象はMicrosoft 365のSharePoint Onlineと、職場または学校のOneDriveです。
どちらもファイルの保存・共有に使えますが、選ぶ基準は「完成しているか」だけではなく、誰が継続して管理する文書かです。
| 比較する点 | SharePoint | OneDrive |
|---|---|---|
| 主な管理単位 | チーム・部門・プロジェクト | 個人の業務用アカウント |
| 向いている文書 | 規程、マニュアル、案件資料、議事録 | 個人メモ、共有前の検討資料 |
| 共同作業 | チームで管理する文書を共有し、権限に応じて編集する | 個人のファイルを必要な相手に共有する |
| 運用で決めること | 保存場所、利用者、文書の管理責任者 | 共有範囲、チームへ引き継ぐタイミング |
例えば、本人だけが使う商談メモはOneDrive、営業部で引き継ぐ提案書はSharePointという分け方です。共同編集の可否は、ファイル形式や利用するアプリ、編集権限などの条件も確認します。
OneDrive内の業務資料を特定の担当者だけが把握している状態は避けましょう。異動・退職時には、必要な文書の管理者と保存場所を確認し、チームで継続利用できるように引き継ぎます。
参考：Microsoft公式：OneDriveとSharePointでのファイル作成・管理・共有
SharePointを使う場合も、これらは運用設計が必要な課題です。まずは「どこに置くか」「誰が更新するか」「どの状態なら使ってよいか」を文書の種類ごとに決めます。
まずは自社のMicrosoft 365活用状況を確認したい方へ
SharePointやOneDriveを導入済みでも、メールとTeamsだけ使っている企業は少なくありません。
RIKEN TOKYOでは、活用できていない機能を整理できる「Microsoft 365 活用度チェック」をご用意しています。
SharePointでは、サイトの中にドキュメントライブラリを設け、その中にファイルやフォルダを保存します。サイトを業務や利用者のまとまり、ライブラリを文書のまとまりとして考えると整理しやすくなります。
次は構成を検討するための例です。サイト数や分類の深さを先に固定するのではなく、利用者と管理責任が共通かどうかで分けます。
| 文書の例 | 保存先の例 | 運用の考え方 |
|---|---|---|
| 全社規程・申請書式 | 全社サイト → 規程・書式ライブラリ | 社員は閲覧、所管部門が更新。公開できる版を明確にする |
| 営業の案件資料 | 営業部サイト → 案件資料ライブラリ → 案件番号のフォルダ | 案件担当者の交代後も、営業部で継続管理する |
| プロジェクトの議事録 | プロジェクトサイト → 議事録ライブラリ | 参加者と管理者を決め、終了時に保管先を見直す |
この構成を作るだけで閲覧制限が設定されるわけではありません。経営・人事など利用者が限られる文書は、一般の共有資料と分けてアクセス範囲を設計し、実際の権限を確認します。
ドキュメントライブラリには、ファイル名とは別に情報を持たせる「列」を設けられます。例えば案件資料なら「案件番号」「文書種別」「担当部門」、マニュアルなら「対象業務」「管理責任者」「見直し予定日」などです。
列の値で絞り込みや並べ替えを行うビューを用意すると、同じファイルを複数のフォルダへコピーせずに、用途に応じた一覧を作れます。入力項目を増やしすぎず、実際に探す条件から選びましょう。
例えば「営業部が管理するマニュアル」の一覧や「見直し対象を確認するため、予定日順に並べた一覧」です。列に「承認済み」と入力するだけで、承認手続きや閲覧制御まで実現するわけではない点に注意します。
参考：Microsoft公式：フィルターを使ったSharePointビューの変更
設定画面を開く前に、文書ごとに「誰が読めるか」「誰が更新できるか」「誰が利用者を管理するか」を整理します。例えば全社規程なら、社員には閲覧、所管部門には更新、指定した管理者には利用者管理を担ってもらう設計です。
SharePointでは、通常、ライブラリはサイトから、ファイルやフォルダは保存先から権限を引き継ぎます。文書ごとに個別設定を増やすと、異動時の変更漏れや、共有範囲の確認が難しくなります。
同じ業務を担う人をグループで管理し、例外の共有には理由・承認者・見直す時期を記録する運用を検討しましょう。移行前には、閲覧できるべき人だけでなく、閲覧させない人のアカウントでも確認します。
Teamsと連携するチームサイトは、TeamsやMicrosoft 365グループでのメンバー管理を基本に考えます。特にプライベートチャネル・共有チャネルに対応するサイトの権限は、Teams側で管理します。サイトの種類によって設定方法が異なるため、すべてを同じ「閲覧・編集・管理」の設定手順で処理しないことが大切です。
共有リンクを使う場合も、送付前に対象者と閲覧・編集の範囲を確認します。「リンクを知っている人全員」に広げる必要があるのか、特定の相手への共有で足りるのかを判断し、案件終了後の解除も担当者を決めます。
外部共有の可否や使えるリンクの種類は組織・サイトの設定によって異なります。有効期限やダウンロード制限も、すべてのリンク・ファイルで同じ条件で使えるとは限りません。社内ルールと実際の設定を確認して使い分けます。
参考：Microsoft公式：モダンなSharePointでの共有とアクセス許可
バージョン管理が有効なライブラリでは、保存された過去の版を確認し、権限に応じて復元できます。同じ文書の正本を更新する運用にすると、ファイル名に「最終版_修正2」などを付けたコピーの増加を抑えられます。
履歴の保存数・保持条件、操作できる範囲は設定や権限に依存します。「誰でも必ず戻せる」「無期限にすべての版が残る」という前提にせず、運用開始時に設定と復元手順を確認しましょう。
規程や社外配布資料では、直近に保存された版が、そのまま使用してよい版とは限りません。文書の種類に応じて、作成・確認・承認・公開の担当と流れを定めます。
SharePointのコンテンツ承認や下書きの表示設定を利用する場合は、承認前の文書を誰が見られるか、承認後に誰へ公開されるかをテストします。既存ライブラリへ後から承認を導入する際も、既存文書の扱いを確認してから切り替えます。
参考：Microsoft公式のバージョン管理の仕組み・リストやライブラリでの承認
PC・NAS・共有フォルダなどの保存場所、ファイル数と容量、文書の種類、更新頻度、利用者、管理責任者を整理します。重複・不要・保管継続が必要な文書も分け、移す対象を決めます。
全社・部門・プロジェクトのどこで管理するか、ライブラリやフォルダをどう分けるかを決めます。既存の深いフォルダをそのまま移す前に、列やビューで整理できる部分も検討します。
個人の下書きと、チームで引き継ぐ資料の保存先を明記します。共同作業する文書は最初からSharePointに置くなど、完成前後だけで判断しないルールにします。
管理責任者が明確で、利用者が確認しやすい文書群から試します。移行後にファイルが開けるか、リンクや権限に問題がないかを確認し、利用者の困りごとを反映して対象を広げます。切り替え後の正本を周知し、旧保存先との二重更新を防ぎましょう。
Teamsの標準チャネルのファイルは、チームに対応するSharePointサイト内のフォルダに保存されます。一方、プライベートチャネルと共有チャネルには、それぞれ別のSharePointサイトが作られます。Teamsから共有する場所とSharePoint上の実体を確認し、同じ資料の二重配置を避けます。
チャットにアップロードしたファイルは、アップロードした人のOneDriveに保存されます。長くチームで管理する資料をチャット添付だけで済ませず、適切な保存先の文書へのリンクで案内する運用も検討してください。
ファイル名や列の値で必要な文書を探せるか、履歴を確認できるかを利用者と確かめます。異動・退職・プロジェクト終了をきっかけに、権限と管理責任者、残す文書を見直します。
参考：Microsoft公式のTeamsと接続されたSharePointサイト・Teams・SharePoint・OneDriveでの共同作業
何から始めるべきか迷っている方へ
ファイル管理の現状整理や、SharePoint設計の方針決めから相談できます。 RIKEN TOKYOでは、導入済みのMicrosoft 365を最大限活用できるように、現状のヒアリングからご支援します。
細かな規程を増やす前に、次の項目を1ページにまとめて共有すると、迷ったときの判断基準になります。以下はたたき台です。実際の業務と社内規程に合わせて調整してください。
| 項目 | 決める内容の例 |
|---|---|
| 正本の保存先 | 文書種別ごとのサイト・ライブラリを一覧にし、参照用コピーと区別する |
| ファイル名と分類 | 案件番号・文書名などの命名項目、入力する列を統一する |
| 更新と承認 | 更新担当、確認担当、公開判断の担当と手順を決める |
| 共有と解除 | 社外共有の承認者、対象者、共有を終了する条件を記録する |
| 見直しと保管 | 管理責任者、見直し日、保管・削除の判断手順を決める |
「導入したが使われない」ときは、操作説明だけでなく、保存先がわかりにくい、入力項目が多い、承認者が不明といった原因も確認します。試行した部署の声からルールを修正し、全社へ展開しましょう。
契約中のMicrosoft 365でSharePointとOneDriveを利用できるか、管理者に確認します。費用はライセンスだけでなく、保存容量、データ整理と移行、権限設計、利用者への説明、運用後の見直しも含めて検討します。
SharePointの「サイトあたり最大25TB」は、各サイトに25TBが標準付与されるという意味ではありません。組織全体の利用可能容量は契約やライセンス数などで決まり、その範囲内でサイトの容量を管理します。OneDriveの容量とも分けて確認してください。
必要なライセンスや費用を相談する際は、利用人数、現在の契約、移すファイルの容量、共有する部門と社外関係者、承認の要否を整理しておくと検討が進めやすくなります。
参考：Microsoft公式：SharePointのプラン別容量・サービス制限
RIKEN TOKYOは、Microsoft 365のライセンス提案から設計・構築・運用まで支援しています。SharePointやOneDriveの利用を検討するときも、現在の契約やファイルの保存状況を整理し、必要な対応を相談できます。
最初に、困っている文書の種類、保存場所、利用者、管理担当を洗い出してみてください。ツールの使い分けと権限・版管理・運用ルールを一緒に考えることが、担当者が変わっても管理を続けられる仕組みづくりにつながります。
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まずは活用状況の確認から始めたい方へ
Microsoft 365を導入しているのに活用できていない場合は、どこがボトルネックかを確認することが先決です。
RIKEN TOKYOの「Microsoft 365 活用度チェック」で、現在の活用状況を整理してみてください。
