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Teams・SharePoint・OneDriveの使い分け方｜中小企業の失敗例と手順

「あのファイル、どこに保存したっけ？」——Microsoft 365を導入した中小企業で、こうした声が上がることは少なくありません。

結論からお伝えすると、Teams・SharePoint・OneDriveは役割が異なる3つのサービスであり、目的に合わせて使い分けることでファイルの迷子を防げます。

この記事では、それぞれの違い、よくある失敗、使い分けの判断基準、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。

この記事の結論

• Teams・SharePoint・OneDriveは、保存場所ではなく「誰と、どう共同作業するか」で使い分けるものです。
• 中小企業では、まず個人用のOneDriveとチーム共有用のTeams/SharePointを分けることから始めるのが現実的です。
• RIKEN TOKYOでは、Microsoft 365の導入だけでなく、社内での使い分けルールづくりから運用定着まで一貫して支援できます。

Teams・SharePoint・OneDriveとは？

まずは3つのサービスの役割を正しく理解することが大切です。

• OneDrive：個人が使うクラウドストレージ。下書きや自分専用の資料を保管する場所
• SharePoint：部署やプロジェクト単位でファイルや情報を集約する共有基盤
• Teams：チャットや会議など日常のコミュニケーションを軸にした共同作業の場。Teamsでやり取りするファイルは、裏側でSharePointに保存されている

つまりTeamsは「話す場所」、SharePointは「保管する場所」、OneDriveは「個人の作業場所」と考えると整理しやすくなります。

Teams・SharePoint・OneDriveの違い

項目	OneDrive	SharePoint	Teams
主な利用単位	個人	部署・プロジェクト	チーム・案件
得意なこと	個人ファイルの保管・同期	情報の集約・権限管理	チャット・会議・共同編集
失敗しやすい点	個人用のはずが共有前提の資料まで置いてしまう	権限設計をせず誰でも編集できてしまう	チャットでのファイル共有が増え、どこが最新か分からなくなる

使い分けが必要とされる背景

Microsoft 365を導入する中小企業は増えていますが、導入時に使い分けのルールを決めないまま運用が始まるケースが目立ちます。

特に情シス担当者が不在・兼任の企業では、契約や設定は済んでいても、社内のファイル運用ルールまで手が回らないことが多くあります。

その結果、ファイルの保存場所が個人の判断に委ねられ、部署内でも「同じ資料が3つのバージョンで存在する」といった状態が起きやすくなります。

よくある課題・失敗例

Teams・SharePoint・OneDriveの使い分けでよくある失敗は、最初にルールを決めないまま、それぞれの担当者が感覚で保存場所を選んでしまうことです。

失敗例1：チームで使うファイルを個人のOneDriveに保存してしまう

担当者が退職・異動すると、そのOneDrive内のファイルへアクセスできなくなり、業務が止まってしまうケースがあります。

チームで継続的に使う資料は、個人依存にならないSharePointやTeamsに置くことが基本です。

失敗例2：Teamsのチャットにファイルを送り合い、最新版が分からなくなる

チャットでファイルを都度送ると、同じファイルの古いバージョンが複数残ってしまいます。

Teamsの「ファイル」タブや紐づくSharePointのライブラリを使い、1か所に集約する運用が必要です。

使い分けを進める手順・判断基準

Teams・SharePoint・OneDriveは、次の順番でルールを整理すると失敗しにくくなります。

1. 「個人用」と「チーム共有用」のファイルを棚卸しする
2. チーム共有用ファイルの保存先をSharePoint（またはTeams経由）に統一する
3. OneDriveは個人の作業中ファイルのみに限定する
4. 部署・プロジェクトごとにSharePointサイトの権限を設計する
5. ルールを社内マニュアル化し、定期的に見直す

判断に迷う場合は、以下の表を目安にしてください。

判断項目	確認すべきこと	失敗しやすい状態
利用目的	個人作業か、チームでの共同作業か	目的を決めずに感覚で保存先を選んでいる
アクセス範囲	誰がそのファイルを使い続ける必要があるか	担当者個人のOneDriveに依存している
継続性	担当者が変わっても業務が止まらないか	チーム資産が個人アカウントに紐づいている

保存先チェックリスト

• チームで使うファイルの保存先が統一されている
• OneDriveに部署共有の資料が置かれていない
• SharePointサイトの権限設計ができている
• Teamsのチャットに最新ファイルが散在していない
• 保存ルールが社内マニュアルとして共有されている

まずは自社の状況を確認したい方へ 

Microsoft 365を導入済みでも、メールとTeams以外を使えていない企業は少なくありません。

RIKEN TOKYOでは、活用状況を整理できる「Microsoft 365 活用度チェック」をご用意しています。 

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なお、公式の解説も参考になります。Microsoftのサポートページでは、ファイルをOneDriveとSharePoint（Teamsを含む）のどちらに保存すべきかの基本的な考え方が案内されています。

（参考：Microsoft サポート「ファイルを OneDrive または SharePoint に保存する必要がありますか？」）

RIKEN TOKYOが支援できること

Microsoft 365の導入だけでなく、Teams・SharePoint・OneDriveの使い分けルール設計から社内定着まで支援しています。

情シス担当者が不在・兼任の企業でも、段階的に整理を進められる点が特長です。

支援内容	具体例
現状整理	利用状況の棚卸し、活用度チェックによる課題の可視化
設計	部署・プロジェクト単位のSharePointサイト設計、権限設計
導入	Teams・SharePointの運用ルール策定、マニュアル化
運用	定着支援、利用状況の見直し、追加相談への対応

RIKEN TOKYOは、オフィス環境とIT環境をあわせて相談できる点も特長です。

関連してMicrosoft & DX支援の詳細もあわせてご確認ください。

まとめ

Teams・SharePoint・OneDriveの使い分けで押さえるべきポイントを整理します。

1. OneDriveは個人用、SharePoint・Teamsはチーム共有用という役割の違いを理解する
2. ルールを決めないまま運用すると、ファイルの迷子や情報の分散が起きやすい
3. まずは「個人用」と「チーム共有用」の棚卸しから始めるのが現実的
4. RIKEN TOKYOでは、現状整理からルール設計・定着支援まで相談できる

Microsoft 365の使い分けでお悩みの方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。現状の困りごとを伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。

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よくある質問（FAQ）

Q. Teams・SharePoint・OneDriveはどれか1つだけ使えば十分ですか？

十分ではありません。それぞれ得意なことが異なるため、個人作業とチーム共有を分けて使い分けることで、ファイルの迷子や重複を防ぎやすくなります。

Q. すでにMicrosoft 365を導入済みですが、今から使い分けルールを整理できますか？

可能です。導入後からでも、まずは現状の利用状況を棚卸しし、チーム共有用のファイルから保存先を統一していくことで整理できます。

Q. 情シス担当者がいない会社でも相談できますか？

相談できます。RIKEN TOKYOでは、情シス不在・兼任の中小企業でも進めやすいように、現状整理から運用ルールづくりまで段階的に支援します。

Q. Microsoft 365 活用度チェックとは何ですか？

自社のMicrosoft 365の活用状況を整理できる資料です。メールとTeams以外を使えていないなど、よくある落とし穴を確認できます。