RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案で複合機のリース満了が近づくと、同じ機種で更新すればよいのか、それとも見直すべきなのか迷う総務・情シス兼任担当者は少なくありません。
結論からお伝えすると、複合機は「枚数」だけでなく、耐用年数・セキュリティ・運用体制まで含めて判断するのが現実的です。
この記事では、複合機の選び方の基本、更新タイミングの判断基準、よくある失敗、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。
複合機の選び方とは、印刷スピードや価格だけでなく、業務量・設置スペース・セキュリティ要件を踏まえて機種と契約形態を決めることです。
まずは「コピー機」と「複合機」の違いを正しく理解することが大切です。
| 項目 | コピー機 | 複合機 |
|---|---|---|
| 主な機能 | 印刷・コピーが中心 | コピー・プリント・FAX・スキャンを一台に集約 |
| ネットワーク接続 | 限定的 | LAN接続が前提で、PCやスマホから直接印刷・保存が可能 |
| 情報漏洩リスク | 比較的低い | 内蔵ストレージにデータが残るため対策が必要 |
現在オフィスで導入されている機種の多くは複合機であり、RICOH IMシリーズのようにネットワーク機能とセキュリティ機能を備えたモデルが主流になっています。
複合機の更新タイミングは、リース契約の満了時期だけで決めるのではなく、税務上の耐用年数や機器の劣化状況も合わせて確認する必要があります。
税制上、複合機を含む事務機器は「器具及び備品」の「事務機器及び通信機器」に区分され、法定耐用年数は5年と定められています（国税庁の耐用年数に関する取扱通達を参照）。この期間は減価償却やリース料金の設定根拠にもなるため、更新時期を検討するうえでの一つの目安になります。
| 判断項目 | 確認すべきこと | 失敗しやすい状態 |
|---|---|---|
| 契約期間 | リース満了までの残期間 | 満了間際まで放置し、比較検討の時間が取れない |
| 印刷枚数 | 現在の月間印刷枚数と将来の見込み | 実態より過大なスペックの機種を選んでしまう |
| セキュリティ | ネットワーク接続時の設定状況 | 初期設定のまま運用し、情報漏洩リスクが残る |
| 運用体制 | トナー交換・故障対応の窓口 | 情シス不在で、トラブル時の連絡先が曖昧になる |
複合機選定でよくある失敗は、現在の契約内容や利用実態を確認しないまま、同じ条件で自動更新してしまうことです。
結果として、実際の印刷枚数に合わない料金プランのまま契約を続けているケースも見られます。
在宅勤務やペーパーレス化が進んでも、以前と同じ印刷枚数を前提にリースを更新してしまい、割高な料金体系のまま利用を続けてしまうケースです。
複合機をネットワークに接続する際、管理者パスワードを初期設定のまま利用してしまうと、意図せず内部の文書データが外部から閲覧される可能性があります。
RIKEN TOKYOの視点
RIKEN TOKYO自身もWeWork丸の内への移転にあわせてペーパーレス化とオフィス機器の見直しを行った経験があります。
複合機の台数・機能・料金プランを、実際の業務量に合わせて整理し直すだけでも、コスト最適化につながるケースを多く見てきました。
複合機の選定は、いきなり機種やメーカーを比較するのではなく、現状把握から始めると失敗しにくくなります。
概算費用を確認したい方へ
導入する機種やリース条件、保守内容によって費用は変わります。
予算申請や社内検討のために、まずは概算見積をご依頼ください。
複合機は便利な反面、ネットワークに接続する機器であるため、パソコンと同様のセキュリティ対策が必要です。
IPA（情報処理推進機構）は、複合機などのオフィス機器をインターネットに接続する場合、適切なセキュリティ対策を講じないまま利用すると内部に保存されたデータが外部からアクセスできる状態になり得るとして、注意を呼びかけています。
あわせて、管理者パスワードの変更やアクセス制御機能の設定、ファイアウォールの利用も推奨されています。
中小企業では、複合機単体のセキュリティだけでなく、社内ネットワーク全体の設計とあわせて考えることが重要です。
RIKEN TOKYOでは、Microsoft & DXに関するページでも、Microsoft 365やセキュリティ機器と合わせたネットワーク設計について解説しています。
RIKEN TOKYOでは、複合機の選定・見積から、ネットワーク・電源工事、運用開始後のサポートまで一貫して相談できます。
オフィス環境とIT環境を分けずに相談できる点が特長です。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| 現状整理 | 印刷枚数・契約条件・故障履歴の棚卸し |
| 機種選定 | RICOH IMシリーズなど業務量に合った機種の提案 |
| ネットワーク・電源 | 複合機設置に合わせたLAN配線・電源工事 |
| セキュリティ | アクセス制御・認証印刷・ネットワーク設計 |
| 導入後の運用 | トナー・保守対応窓口の一本化 |
オフィス移転やレイアウト変更に合わせて複合機を見直したい場合は、Work Designのページもあわせてご確認ください。
過去の支援内容は導入事例一覧でもご紹介しています。
複合機の選び方で押さえるべきポイントを整理します。
複合機の更新やコスト見直しでお悩みの方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。
現状の利用状況を伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。
自社に合った進め方から相談したい方は、無料相談もご利用いただけます。
課題の整理は課題から探すページからもご確認いただけます。
法定耐用年数（5年）とリース契約期間が一つの目安になります。ただし、印刷枚数や故障頻度によって適切な更新時期は変わるため、契約満了の半年〜1年前から比較検討を始めるのがおすすめです。
メーカーを問わずご相談いただけます。現在の利用状況をヒアリングしたうえで、業務量やセキュリティ要件に合った機種をご提案します。
可能です。導入したい機能や台数がある程度決まっている場合は、スピードお見積りフォームからご相談ください。
相談できます。RIKEN TOKYOでは、情シス不在・兼任の中小企業でも進めやすいように、複合機の設定からネットワーク全体の設計まで支援します。
