RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案で「稟議書が誰の机で止まっているかわからない」「押印のためだけに出社している」——そんな声は、東京の中小企業からもよく聞かれます。結論からお伝えすると、こうした承認フローの停滞は、Microsoft 365に含まれるPower Automateを使うことで、大きな追加投資をせずに解消できるケースが少なくありません。この記事では、Power Automateとは何か、承認フロー自動化が必要とされる背景、よくある失敗、進め方の手順、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。
Power Automateとは、Microsoftが提供するクラウド型の業務自動化サービスです。プログラミングの知識がなくても、画面上でトリガーとアクションを組み合わせることで、承認依頼の通知やデータの転記といった定型業務を自動化できます。 Microsoft 365 Business Standard・Premiumなど多くのプランに基本機能が含まれているため、既にMicrosoft 365を導入している企業であれば、追加費用を抑えて始められる点が特長です。
| 項目 | 紙の稟議・押印回覧 | Power Automateによる承認フロー |
|---|---|---|
| 申請方法 | 紙の稟議書を作成し手渡し・回覧 | Teams・Outlookなどから申請フォームで送信 |
| 承認の進捗 | 誰の手元で止まっているか見えにくい | 承認状況をリアルタイムで確認できる |
| 出社の必要性 | 押印のための出社が発生しやすい | 社外・テレワークからでも承認できる |
| 失敗しやすい点 | 承認ルートが属人化しやすい | 対象業務を絞らず一気に全社展開しようとする |
背景には、稟議・承認プロセスそのものの非効率さがあります。ある調査では、社内稟議の承認完了までに1日以上かかっている企業が約7割にのぼり、約6割の企業が「関わる人が多すぎる」といった課題感を抱えていることが報告されています。
こうした非効率は、意思決定のスピードだけでなく、テレワークやフリーアドレスといった新しい働き方の導入の妨げにもなります。押印のためだけに出社が必要な状態では、オフィス環境をどれだけ整えても、働き方そのものは変わりません。Microsoft 365をすでに導入していながら、メールとTeams以外の機能を使えていない中小企業は多く、Power Automateもその一つです。
Power Automateは強力なツールですが、進め方を誤ると定着しません。中小企業で特に多い失敗は次の2つです。
経費精算、稟議、休暇申請など、すべての承認フローを一度に置き換えようとすると、設計が複雑になり、運用開始前に頓挫しやすくなります。まずは1つの業務に絞って試すことが重要です。
紙の時代に決まった「念のため回覧する」承認者まで含めてそのままフロー化すると、電子化してもスピードが変わりません。電子化のタイミングで、本当に必要な承認者だけに整理し直すことが効果を左右します。
RIKEN TOKYOの視点 RIKEN TOKYOが支援してきた中小企業の中には、「経費精算のフローだけをPower Automateで自動化したところ、想像以上に承認が早くなり、他の業務にも広げたい」というご相談につながったケースがあります。最初から完璧を目指さず、影響範囲が小さい業務から試すことが、社内の理解を得ながら進めるコツです。
Power Automateによる承認フロー自動化は、次の順番で進めると失敗しにくくなります。
何から始めるべきか迷っている方へ ツール選定の前に、まずは自社のMicrosoft 365の契約プランや活用状況を確認することが大切です。 RIKEN TOKYOでは、現状の困りごとを伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。 無料相談をする
なお、Power Automateの利用可否はMicrosoft 365の契約プランによって異なります。自社のプランで何が使えるか確認したい場合は、Microsoft 365ライセンス比較｜中小企業向け選び方ガイドもあわせてご覧ください。
RIKEN TOKYOでは、Power Automateによる承認フロー自動化の相談から、Microsoft 365全体の活用支援まで一貫して対応しています。オフィス環境とIT環境を分けずに相談できる点が特長です。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| 現状整理 | Microsoft 365の契約プラン・活用状況の確認 |
| 業務設計 | 承認ルートの棚卸し、自動化対象業務の優先順位づけ |
| 構築 | Power Automateによる申請・承認フローの設計・構築 |
| 定着支援 | 運用ルールの整備、社員向け説明・サポート |
紙の書類そのものを減らしたい場合は、中小企業のペーパーレス化｜オフィス移転前に整理すべき進め方と失敗しないポイントもあわせてご覧ください。また、承認フローの先に生成AIの活用も検討したい場合は、Microsoft 365 Copilotは自社に必要？中小企業の導入判断基準と始め方が参考になります。
Power Automateによる承認フロー自動化で押さえるべきポイントを整理します。
承認フローの自動化でお悩みの方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。現状の困りごとを伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。
Microsoft 365のプランによって使える範囲が異なります。基本的な承認フロー機能は多くのBusinessプランに含まれていますが、高度な自動化には有償プランが必要な場合があります。契約中のプランでどこまで使えるか、事前に確認することをおすすめします。
導入できます。RIKEN TOKYOでは、情シス不在・兼任の中小企業でも進めやすいように、現状確認から設計・構築、社員への説明まで段階的に支援しています。
経費精算や休暇申請など、関わる人数が少なく、影響範囲が限定的な業務から始めるのがおすすめです。小さく始めて効果を確認したうえで、対象範囲を広げていくのが現実的です。
必ずしもすべてを一度になくす必要はありません。まずは承認に時間がかかっている業務や、押印のためだけに出社が発生している業務から優先的に見直すことをおすすめします。
