RIKENTOKYOはオフィス環境と仕組みのご提案でChatGPTやMicrosoft 365 Copilotを使い始めたものの、社内ルールを決めないまま運用している企業は少なくありません。 結論からお伝えすると、生成AIは「使ってはいけない」ではなく「ルールを決めてから使う」ことが現実的な進め方です。 この記事では、生成AI利用ガイドラインが必要な理由、最低限決めておくべきルール、作り方、RIKEN TOKYOに相談できることを解説します。
生成AIの社内ルールとは、ChatGPTやMicrosoft 365 Copilotなどの生成AIを、社員がどこまで・どのように使ってよいかを定めた社内の取り決めのことです。 就業規則のような厳密な規程である必要はなく、まずは「やってよいこと」「やってはいけないこと」を整理した簡単なルールで構いません。
| 項目 | 生成AIの社内ルール | ツールの利用規約 |
|---|---|---|
| 決める主体 | 自社 | ツール提供会社(Microsoft・OpenAIなど) |
| 目的 | 自社の情報・業務に合わせたリスク管理 | サービス利用条件の取り決め |
| 見直しの頻度 | 自社の利用状況に応じて随時 | 提供会社側の改定に依存 |
社内ルールは、ツールの利用規約を守った上で、自社独自に上乗せする管理のためのものです。 どちらか一方だけを確認すればよいわけではありません。
生成AIの業務活用が広がる一方で、ルールを整備しないまま利用している中小企業は少なくありません。 背景には、リスクの種類が複数にまたがっていることがあります。
2024年4月には、総務省・経済産業省が「AI事業者ガイドライン」を公表し、その後も改定が重ねられています。 また、一般社団法人日本ディープラーニング協会(JDLA)も、企業が利用ルールを作る際のひな形となる「生成AIの利用ガイドライン」を公開しています。 どちらも法的な強制力を持つものではありませんが、社内ルールを作る際の参考として広く活用されています。
生成AIの利用ルールを整えないまま導入すると、次のような失敗が起こりやすくなります。
「便利だから」という理由で利用を黙認したまま放置すると、社員ごとに入力する情報の基準がバラバラになります。 機密情報の入力可否について、誰も明確な判断基準を持たない状態が最も危険です。
情報漏洩を懸念するあまり、生成AIの利用を全面的に禁止してしまうケースもあります。 禁止だけでは、社員が個人のスマートフォンなどで無許可に利用する「シャドーAI」を招きやすくなります。
RIKEN TOKYOの視点 RIKEN TOKYOでは、Microsoft 365 Copilotの導入相談の中で「ルールを決める前にとりあえず使い始めてしまった」というお客様の声を多く伺います。まず現状の利用実態を確認し、最低限のルールから整えていくご提案をしています。
生成AI利用ガイドラインは、次の順番で進めると失敗しにくくなります。 いきなり細かい規程を作るのではなく、現状把握から始めることが重要です。
何から始めるべきか迷っている方へ ツール選定の前に、まずは業務課題と優先順位を整理することが大切です。 RIKEN TOKYOでは、現状の困りごとを伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。 無料相談をする
生成AI利用ガイドラインに、最低限含めておきたい項目を整理します。
| ルール項目 | 確認すべきこと | 失敗しやすい状態 |
|---|---|---|
| 入力禁止情報 | 顧客情報・人事情報を入力していないか | 「便利だから」と何でも入力してしまう |
| 生成物の確認 | 出力結果をそのまま使っていないか | 誤りや著作権リスクを確認せず公開する |
| 利用ツールの範囲 | 会社が許可したツールか | 個人契約のツールを無許可で業務利用する |
| 責任の所在 | 最終判断は人間が行うことになっているか | AIの回答をそのまま最終判断としてしまう |
| 見直しの頻度 | 定期的に内容を更新しているか | 作ったきり一度も見直していない |
RIKEN TOKYOでは、Microsoft 365の活用状況整理とあわせて、生成AI利用ルールづくりの相談に対応しています。 特に、Microsoft 365 Copilotの権限設定と、社内ルールをセットで整理できる点が特長です。
| 支援内容 | 具体例 |
|---|---|
| 現状整理 | 生成AIツールの利用実態、情報アクセス権限の確認 |
| ルール作り | 入力禁止情報、確認体制、周知方法の整理 |
| 環境整備 | Microsoft 365 Copilotの権限設定、Entra IDによるアクセス制御 |
| 運用 | 定期的な見直し、社員向け説明のサポート |
Microsoft 365 Copilotの導入自体を検討している場合は、Microsoft 365 Copilotの導入判断基準もあわせてご覧ください。 情シス担当者が不在・兼任の企業がDX全体を進める体制については、情シス不在でもDXは進むも参考になります。
生成AI利用ガイドラインで押さえるべきポイントを整理します。
生成AIの利用ルールづくりでお悩みの方は、RIKEN TOKYOにお気軽にご相談ください。 現状の利用状況を伺ったうえで、無理のない進め方をご提案します。
必要です。会社の規模にかかわらず、顧客情報や取引先の情報を扱う以上、情報漏洩のリスクは存在します。まずは簡単な箇条書きのルールから始めることをおすすめします。
禁止自体が間違いというわけではありませんが、全面禁止だけでは社員が個人の判断で無許可に利用してしまう可能性があります。利用範囲を決めたうえで許可する方が、実態を把握しやすくなります。
あります。Copilotは利用者がアクセスできる社内データを参照するため、フォルダやファイルのアクセス権限が緩いままだと、意図しない情報が参照される可能性があります。権限設定の見直しとあわせてルールを整えることが重要です。
社内への周知と、定期的な見直しが必要です。生成AIのサービス内容やリスクは変化していくため、一度作って終わりにせず、半年に一度程度は内容を確認することをおすすめします。
